Assistant(e) administratif-ve du greta cfa hra

MIssions
En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences du système qualité EDUFORM:
- Assurer le secrétariat, l'accueil sur le site et contribuer au bon déroulement des activités de la structure et/ou du service
- Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure
- Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention

Principales activités
Accueil - information
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages
- Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès
- Gérer l'édition des feuilles d'émargement, les retards, absences et départs anticipés des bénéficiaires
- Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers, courriels et en assurer la traçabilité
- Assurer la gestion et le suivi des candidatures entrantes : reporting tableau, convocation infocoll, etc
- Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système qualité EDUFORM

Gestion organisationnelle
- Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart
- Apporter un appui à la coordination pédagogique
- Accueillir les stagiaires en centre de ressources, les installer, veiller au bon
fonctionnement des postes informatiques, assurer la surveillance, la gestion des badges
- Assurer la logistique des réunions, séminaires, évènementiels.
- Participer aux actions de la structure/ du service (évènementiels, rencontres parents-formateurs, diffusions d'information interne.)

Principales activités
Gestion administrative
- Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord liés à la gestion administrative et pédagogique
- Saisir, mettre en forme, valoriser des documents divers (courriers, rapports,
présentations,.), les reproduire et les diffuser
- Etablir les convocations aux réunions, examens, jury.
- Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l'activité de la structure ou du service (demandes de permis de conduire apprentis, remise des diplômes.)
- Mettre à jour le fichier clients, participer à l'action commerciale
- Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction des stagiaires, apprentis sur le pôle d'intervention, le suivi employabilité à 6 mois

Connaissances
- La réglementation de base de la formation professionnelle et les différentes sources de financement des formations
- L'organisation du GRETA CFA HRA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education Nationale dans l'académie de Lyon
- L'organisation du système éducatif
- La démarche qualité du GRETA CFA HRA et les exigences de la norme Eduform/Qualiopi

Compétences et aptitudes requises
Compétences opérationnelles :
- Maîtriser des logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils numériques, pack office.)
- Utiliser les outils mis à la disposition (My click, pronote, Access, Excel.)
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Soigner la qualité de l'expression écrite et orale
- Mise en œuvre des méthodes de classement et d'archivage
- Développer la polyvalence

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité
- Qualité d'écoute et de compréhension de la demande
- Réactivité, esprit d'équipe
- Capacité d'adaptation
- Capacité à travailler dans l'urgence
- Sens de l'accueil et bonnes qualités relationnelles
- Sens du service au client