RESPONSABILITÉS :
Vous secondez la responsable administrative du Collège doctoral. Vous intervenez plus particulièrement sur les domaines suivants :
1. Coordination de l'activité des écoles doctorales, sous l'autorité de la Direction du collège :
• Diffuser les informations et les décisions de la Direction et du Conseil du Collège
• Coordonner l'activité des 6 assistantes en gestion administrative des écoles doctorales sur les sujets d'ordre transversal, communs à l'ensemble des écoles doctorales, et définir les processus communs (l'encadrement porte principalement sur les questions administratives communes auxdites assistantes dont l'encadrement fonctionnel est assuré par des directions d'écoles doctorales)
• Vérifier et viser les documents transmis par les écoles doctorales à la Direction de l'établissement
• Proposer des outils de gestion administrative, des processus et documents afin d'améliorer le fonctionnement du service
2. Soutien à la coordination et gestion de l'activité relevant du Collège Doctoral :
• Participer à l'organisation et la coordination des évènements en lien avec le service communication (exemples : Journées de rentrée, Ma thèse en 180 secondes, Cérémonie de remise des prix de thèse, de diplômes...)
• Co-piloter administrativement certaines actions spécifiques du Collège Doctoral (exemples : prix de la chancellerie, allocation de mobilités, professeurs invités)
• Réaliser totalement ou partiellement des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et statistiques notamment dans le cadre des évaluations HCERES
• Interagir avec les responsables des autres services du Collège Doctoral (notamment les services financiers, communication et ressources humaines) et avec les responsables de service liés à la gestion de l'activité doctorale des établissements membres
• Participer activement aux réponses à enquêtes du Ministère de l'Enseignement Supérieur relatives à l'activité doctorale (exemple : enquête SISE, suivi de Carrière des Docteurs)
• Participer au suivi budgétaire
Sites : CRETEIL – site Pyramide (métro : Créteil -Echat) avec des déplacements sur Cité Descartes (Champs-sur-Marne)
PROFIL RECHERCHÉ :
Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs (entre 1793 € et 2440 € nets mensuels pour les contractuels en fin de carrière)
Formation / expérience recommandée(s) : Bac+5 ou expérience significative en tant que responsable dans le domaine de l'administration
Connaissances souhaitées ou à acquérir :
• Enseignement supérieur et de la recherche
• Dispositifs de formation doctorale très appréciée
• Budgétaires (générales)
• Anglais apprécié
• Outils bureautiques : Word, Excel, messagerie ; connaissance d'ADUM ou Apogée appréciée
Savoir-faire :
• Encadrer et animer une équipe
• Être en capacité de proposer des méthodes de travail et d'organisation claires et efficaces
• Collecter et diffuser des informations clés auprès d'interlocuteurs variés
• Savoir rendre compte régulièrement des activités et des temps forts à la direction du Collège Doctoral
Savoir être :
• Organisation, rigueur et fiabilité
• Sens relationnel
• Polyvalence
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