Placé(e) sous l'autorité de la directrice du pôle hébergement de Poitiers, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat exerce ses fonctions au sein de la cité universitaire Descartes - 13 rue Raoul Follereau (Poitiers).
Il(elle) participe à la gestion administrative et financière de la structure et assure le lien entre les étudiants et l'administration du pôle.
L'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour activités principales :
* Assurer l'accueil physique du public, identifier les demandes, renseigner, orienter, accompagner vers l'interlocuteur, service ou lieu demandé, faire patienter.
* Réceptionner et acheminer les appels téléphoniques, informer et orienter les correspondants, mettre en attente.
* Gérer la boite courriel de l'accueil, recueillir et transmettre les messages.
* Conseiller et assister les interlocuteurs dans leurs démarches administratives et dans l'organisation de leur vie quotidienne.
* Suivre quotidiennement les disponibilités d'hébergements avec le/la gouvernant(e) et coordonner la planification des chambres en lien avec le secrétariat.
* Encaisser les loyers (chèques, cartes bancaires).
* Consulter et saisir des données informatiques (fiches de situation des étudiants et fiches comptables).
* Diffuser des informations auprès des résidents et effectuer les relances pour les documents manquants.
* Réaliser les opérations de classement, d'archivage et de diffusion de documents.
* Superviser les livraisons de commande.
* Veiller à l'entretien de son poste de travail et des locaux et à l'application des mesures d'économie d'énergie.
* Mettre en place et suivre les protocoles liés aux nuisibles.
* Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux.
* Garantir la sécurité des personnes, des biens et locaux de l'unité d'affectation au quotidien.
* Prendre en charge les situations d'urgence et prévenir les services compétents en cas d'incidents ou d'accidents.
* Manipuler le système de sécurité incendie (SSI) en cas de déclenchement d'alarme ou de dysfonctionnement et effectuer les levées de doute.
* Participer à l'élaboration et à l'animation des projets de résidence.
* Sensibiliser les étudiants au respect de la propreté et au bon usage des locaux.
Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat peut être appelé(e) à se voir confier toute autre tâche nécessaire à l'organisation et au fonctionnement du service hébergement.
Les conditions particulières d'exercice :
* Contraintes liées au calendrier universitaire.
* Critères horaires : 7h - 14h30 ou 14h00 - 21h30 (1 semaine sur 2).
* Poste à temps complet.
Les compétences attendues :
* Connaissance des techniques d'accueil et de communication.
* Maitrise des outils bureautiques et des nouvelles technologies de communication et de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique, etc.).
* Connaissance du Crous et des problématiques du milieu étudiant.
* Maitrise de l'expression écrite et orale.
* Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
* Techniques administratives et financières du droit public et règles de la comptabilité publique.
* Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
* Gestion des conflits.
Les qualités requises :
* Aisance relationnelle, écoute et accueil.
* Esprit d'équipe.
* Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation.
* Organisation et rigueur.
* Capacité d'adaptation, réactivité, dynamisme.
* Polyvalence et fiabilité.
* Sens du service public.
* Respect de la hiérarchie.
* Savoir rendre compte.
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