Assistant adminitratif h/f

A propos de l'entreprise :

TOMA Intérim, c'est bien plus qu'une agence pour l'emploi : c'est un concept ancré dans des valeurs humaines fortes. Spécialisés dans les secteurs du bâtiment, de l'industrie, de la logistique et du tertiaire, nous mettons notre expertise au service des entreprises et des candidats. Le groupe TOMA s'appuie sur 4 valeurs essentielles : relation humaine, sens du service, proximité et professionnalisme - qui guident nos actions au quotidien, aussi bien en interne qu'auprès de nos partenaires. Rejoindre TOMA Intérim Nancy, c'est bénéficier d'un accompagnement personnalisé et d'un suivi de proximité, grâce à une équipe réactive et engagée, déterminée à vous proposer LA MISSION faite pour vous.

A propos du poste :

TOMA Intérim, acteur du recrutement en intérim, CDD, CDI recherche pour l'un de ses clients situés à Ludres un assistant administratif (H/F).
Vos missions seront :

- Accueil le client au téléphone et physiquement, filtre et transmet les informations aux personnes concernées.
- Renseigne le client et oriente vers l'interlocuteur adapté en fonction de sa demande
- Donne la première image de l'entreprise au client, participe à l'expérience client
- Effectue des tâches diverses de secrétariat et de préparation d'appel d'offres
- Propose une boisson aux visiteurs et prépare l'installation de la salle de réunion
- Tient le standard téléphonique, renseigne, filtre et oriente les interlocuteurs,
- Enregistre et transmet les messages
- Accueil et oriente les visiteurs
- Rédige les courriers courants selon les directives (délai : 1 jour)
- Gère les courriers sortants
- Prépare les dossiers d'Appel d'Offres (délai : 4 jours avant sauf exception)
- Rédige les dossiers administratifs et commerciaux (délai : 2 jours avant sauf exception)
- Assure le classement des dossiers et gère l'archivage selon les directives (une fois par semaine)
- Elaboration des factures
- Assure l'envoi des situations et des factures (pour les situations les éléments doivent être communiqués à l'assistante maximum le 17 du mois, pour les autres factures, délai de 2 jours avant minimum pour communiquer les éléments)
- Vérifie les factures fournisseurs (rapprochement bon de livraison avec les factures, quantités/prix)
- Fait les demandes d'avoir
- Prépare les fiches chantiers
- Gère les dossiers de TVA à taux réduit (attestations simplifiées)
- Gère les déclarations de sous-traitance
- Assure les tâches quotidiennes de secrétariat général
- Prend en charge toute mission spécifique sur instruction de la Direction
- Rend compte à la Direction
- Elaboration et envoi de PPSPS (délai : 24 heures si urgent sinon 5 jours)
- Elaboration et envoi de DOE (délai : 2 jours si DOE simple, 3 jours si DOE complexe)
- Elaboration et envoi des attestations de mise en oeuvre
- Demande et envoi de PV
- Gère les PV de réception de chantier

Profil recherché :

Profil recherché :
- Titulaire du permis B
- Connaissances informatiques de base
- Maîtrise du Pack office
- Avoir un bon niveau d'orthographe
- Bonne connaissance des procédures d'appels d'offres
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'anticipation
- Esprit critique
- Sens de l'organisation
- Savoir gérer une file d'attente (téléphone, physique)
- Sens de l'accueil, empathie
- Respect et sens du client
- Bonne présentation
- Bonne culture générale
- Bon relationnel
- Esprit d'équipe
- Esprit d'initiative
- Réactivité aux demandes faites par la Direction
- Recherche de solutions dès l'arrivée de problématique
- Être diplomate avec tous et empathique
- Savoir prendre des décisions et s'y tenir
- Réagir rapidement à une situation d'urgence ou de crise,
- Savoir faire face à une situation conflictuelle,
- Se former et se tenir au courant des évolutions technologiques,