Un assistant ou une assistante - port de bayonne

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.

Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.

Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.

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Nous recherchons un assistant ou une assistante - Port de Bayonne auprès de l’Unité Secrétariat Général de la Direction Infrastructures et Transport de Marchandises du Pôle Transports Infrastructures Mobilité et Cadre de Vie – Antenne d'Anglet Missions / conditions d'exercice Missions principales :

La Direction des Infrastructures et des Transports de Marchandises (DITM) exerce des missions variées, y compris techniques, au service de l’économie du territoire dans le domaine des ports, des aéroports, des routes et du fret ferroviaire. Elle agit comme maître d’ouvrage pour les propriétés régionales, le port de Bayonne, par transfert de l’État en 2006, et les voies ferrées des Landes. Elle contribue à la définition de la politique régionale aéroportuaire et participe à la gouvernance de sept aéroports néo-aquitains et des grands Ports maritimes de Bordeaux et La Rochelle. Elle mène une action volontariste en faveur du report modal du transport des marchandises et de la transition écologique et énergétique.

Dans ce contexte, la sous-direction du Port de Bayonne recrute un-e assistant-e qui a pour missions principales :

- assurer le rôle d’assistant-e de la sous-direction du Port de Bayonne dans l’organisation administrative
- gérer les moyens généraux de la Sous-Direction (fournitures, mobiliers ....)
-effectuer des missions comptables

Activités principales :

*Secrétariat

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Mettre à jour les fichiers contacts
- Gérer les agendas du sous-directeur et des chefs de service
- Préparer les dossiers des encadrant-e-s du Port en fonction des réunions internes et des instances (séances plénières, commissions permantes) ainsi que des réunions ou rendez-vous en externes (avec les partenaires, les autres institutions...)
- Assurer une fonction d'intermédiaire entre le sous-directeur et les différent-e-s chef-fe-s de service, ainsi que le directeur de la DITM basé à Bordeaux
- Organiser les réunions récurrentes (réunions d'encadrement, comités techniques de coordination et réunions thématiques, réunions de suivi budgétaire, comitologie avec les partenaires...) : préparation de l'ordre du jour, centralisation des éléments de la sous-direction, rédaction et envoi des comptes-rendus
- Traiter le courrier entrant et sortant sur le logiciel de gestion dématérialisée du courrier (ASUR)
- Saisir des rapports sur "Délibélu"
- Assurer le suivi du classement et de l'archivage des dossiers
- Participer à l'organisation des Comités Stratégiques Territoriaux : diffusion des documents supports et des convocations, rédaction des comptes-rendus en lien avec la chargée de mission "Schémas directeurs d'aménagement" (SDA)
- Participer à l'organisation des Conseils Portuaires en appui du Service Gestion et Sûreté Portuaire

*Comptabilité

- Assurer le suivi comptable du marché de vêtements de travail de la sous-direction
-Enregistrer l'attribution des marchés sur la plateforme Référencement
- Assurer la continuité de service des missions comptables lors des absences de la comptable ou lors des périodes de surcharge de travail (fin de gestion)

*Logistique

- Gérer le parc de véhicules légers (réservations, cartes carburants, ...)
- Gérer les fournitures de bureau et les commandes de mobiliers de la sous-direction : commande, approvisionnement, stocks
- Gérer localement les prestations de nettoyage des locaux dans le cadre des marchés régionaux
- Assurer le rôle de correspondant-e informatique du siège pour la sous-direction
- Assurer la gestion du tableau des absences

Activités secondaires et/ou ponctuelles :

- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Moyens mis à disposition :

- Matériels de bureautique
- Logiciels
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

Spécificités du poste :

- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative Profils recherchés Savoirs :

- Compétences, organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Règles de la commande publique
- Nomenclature M57
- Règles budgétaires et comptables
- Outils bureautiques (word, excel, power point, outlook)

Savoir-faire :

- Mettre en oeuvre une règle, une procédure administrative
- Maîtriser les logiciels bureautiques et métiers (si possible Grand Angle, Iparaph, Délibélu, Asur, Référencement)
- Gérer l'information (classement, archivage)
- Organiser son travail, gérer les priorités
- Identifier une anomalie, un dysfonctionnement, alerter
- Travailler en équipe, en transversalité

Savoir-être :

- Méthode, rigueur, précision,
- Discernement
- Adaptabilité
- Capacités de communication écrites et orales
- Polyvalence
- Discrétion professionnelle