Responsable des services gestion et administration (h/f)

Offre n° 199MRTT – Responsable des services gestion et administration (H/F)

Entreprise dynamique spécialisée dans les travaux de menuiserie métallique, serrurerie et structures en acier, nous intervenons sur des chantiers de construction, rénovation et maintenance pour des clients publics et privés. Dans le cadre de notre croissance, nous recrutons un(e) Responsable des services gestion et administration pour structurer et coordonner les activités administratives et opérationnelles de l'entreprise.


Missions principales

* Organisation et gestion administrative – Superviser et coordonner l'ensemble des tâches administratives de l'entreprise; gérer les dossiers clients, les contrats, la documentation et les obligations réglementaires; mettre à jour les procédures, modèles de documents et registres administratifs; garantir la conformité et la traçabilité des informations (suivi des chantiers, commandes, livraisons).
* Gestion des plannings et coordination opérationnelle – Planifier et suivre les interventions des équipes (pose, maintenance) en lien avec la direction et les conducteurs de travaux; assurer la cohérence entre les délais contractuels et les capacités opérationnelles; gérer les affectations de ressources humaines et matérielles selon les priorités de chantier; suivre les retours d'intervention et en assurer la mise à jour dans les outils internes.
* Gestion du portefeuille clients et suivi des affaires – Assurer le suivi administratif et relationnel du portefeuille clients (de la commande à la réception des travaux); être l'interlocuteur administratif privilégié des clients, partenaires et fournisseurs; gérer les avenants, réclamations et documents associés aux contrats; participer à l’amélioration du service client et à la fidélisation.
* Encadrement et pilotage des services support – Encadrer et animer l'équipe administrative (assistants, secrétariat, appui technique); organiser la répartition des tâches et veiller à la continuité du service; mettre en place des outils de suivi et de reporting administratif; participer à la modernisation des processus (dématérialisation, optimisation des flux).


Compétences attendues

* Management d'équipe et coordination des activités administratives
* Organisation et planification des interventions
* Maîtrise des outils bureautiques et de suivi (Excel, ERP, logiciels de planification)
* Connaissance du fonctionnement d'une entreprise du BTP ou de la métallurgie
* Rédaction de documents administratifs et suivi des dossiers clients
* Rigueur, sens de l'organisation et de la méthode
* Bon relationnel et sens du service
* Esprit d'équipe et capacité à fédérer
* Réactivité et autonomie dans la gestion des priorités
* Capacité d'adaptation à un environnement technique et dynamique


Profil recherché

* Formation Bac +5 en administration, gestion ou management d'entreprise
* Expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du BTP, des travaux métalliques ou des services techniques
* Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, ERP de gestion de chantiers)


Conditions d'emploi

* Contrat : CDI
* Temps plein (35 h/semaine)
* Rémunération : selon expérience
* Prise de poste : dès que possible

Type de contrat : CDI
Durée : 35 h/semaine
Temps de travail : en journée

Salaire brut mensuel : 2700 € sur 12 mois


Profil souhaité


Expérience

* 1 an – Cette expérience est indispensable


Compétences

* Améliorer des procédures administratives
* Assurer la communication interne
* Assurer la conformité réglementaire des opérations
* Assurer la gestion administrative d'une activité
* Concevoir et mettre en œuvre les procédures de gestion administrative interne
* Contrôler la conformité des procédures internes
* Coordonner et superviser les opérations quotidiennes du service administratif et financier
* Coordonner les activités entre les départements
* Définir et suivre l'activité des collaborateurs
* Développement organisationnel
* Développer des outils de gestion des dossiers
* Développer des stratégies d'amélioration continue
* Encourager l'innovation au sein des équipes
* Faciliter la collaboration entre les équipes
* Gérer les ressources matérielles d'un service administratif
* Intégrer des principes d'équité dans la gestion
* Master mention management et administration des entreprises
* Mettre en oeuvre un contrôle de gestion, un audit interne
* Mettre en place des outils d'aide à la décision
* Mettre en place des partenariats stratégiques
* Négociation avec les fournisseurs
* Optimiser les processus administratifs
* Organiser des réunions de coordination
* Planification de projet
* Planification des ressources
* Préparer les dossiers et vérifier les risques potentiels tels que la non-conformité réglementaire
* Suivi de la performance


Savoir-être professionnels

* Avoir l'esprit d'équipe
* Faire preuve de leadership
* Faire preuve de rigueur et de précision


Informations complémentaires

* Secteur d'activité : Travaux de menuiserie métallique et serrurerie


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