Assistant administratif bilingue

Dans le cadre d'une création de poste, la Faculté des Lettres et Sciences Humaines recrute un poste d'Assistant Administratif bilingue pour renforcer l'organisation des certifications.

Vos missions :

Accueil et interface avec l’extérieur en français et en anglais

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et apprenants).
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Communiquer toutes informations relatives aux formations (organisation, tarifs, etc.) aux clients et potentiels clients.
* Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Assurer le lien entre les enseignants et les facultés (transmission d’informations et de documents ; par exemple notes, plannings, feuilles d’émargement).
* Prendre en charge les relations avec les services internes à l’Université (techniques, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents au quotidien. Résoudre les problèmes et alerter le cas échéant.
* Participer aux Salons et Journée Portes Ouvertes.

Travaux administratifs en français et en anglais

* Mettre à jour et développer des bases de données.
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes rendus, tableau, planning, etc.). Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures (documentation, fax, mails, courriers, etc.).
* Gérer le catalogue de cours dans Agora, compléter les fiches de cours en lien avec le responsable pédagogique
* Gérer les inscriptions aux formations sur AGORA par le biais du formulaire simplifié et réceptionner les règlements. Vérifier et transmettre les paiements à la comptabilité de l’ICL.
* Veiller à la bonne organisation des formations : suivre les modifications d’affectation, transmettre les plannings de cours aux intervenants, mettre à jour les listes et groupes d’étudiants en lien avec les facultés, etc.
* Procéder au suivi des dossiers des apprenants : gérer le traitement des notes, transmettre les notes et les feuilles de présence des apprenants aux écoles/facultés et entreprises, réaliser les attestations de fin de stages et autres documents administratifs, envoyer les diplômes aux candidats, etc.
* Assister administrativement la formation continue, en lien avec le (la) Responsable formation continue au Clarife : compléter les contrats ou conventions de formation, les transmettre aux personnes concernées (stagiaires, RH, entreprises), veiller au retour des documents signés, compléter les dossiers de demande de financement en lien avec le (la) chargé(e) de formation continue ICL, traiter les documents obligatoires (convocation, feuille d’émargement, attestation, etc.), etc.
* Réceptionner les éléments organisationnels des sessions d’examens (salles, surveillants, examinateurs) transmis par le (la) Responsable certifications et développement afin de pouvoir organiser au mieux les examens (administratif et logistique).
* Gérer administrativement l’organisation des examens : encoder les inscriptions et le planning, mettre en ligne les inscriptions sur le site de Cambridge, gérer l’impression et l’envoi des convocations, transmettre les certificats aux candidats, etc.

Organisation logistique

* Réserver, auprès des services concernés, le matériel et les salles nécessaires au bon déroulement des formations et examens.
* Préparer les salles ainsi que les sujets d’examens afin de les envoyer aux lieux de passation.
* Être amenée à surveiller des examens (notamment les examens de Cambridge English, Bright, Linguaskill, Voltaire…), le cas échéant.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation supérieure de niveau Bac+2 minimum dans le domaine du secrétariat bilingue ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans minimum dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Connaissance des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, usage de l’IA en bureautique).
* Niveau d’Anglais expert souhaité (niveau B2+/C1 du Cadre européen commun de référence).
* Sens relationnel et de la communication, disponibilité et sens du service, organisation et rigueur, sensibilité à l'ouverture interculturelle, autonomie, capacité à travailler en équipe.

Ce que nous proposons :

Poste en CDI
Rémunération sur 13 mois (Entre 26 et 27 KE)
194 jours de travail sur l'année (pour une année complète)
30 jours de CP & 27 jours de RTT (sur une année complète)
Carte titre restaurant valeur faciale de 10 €
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des abonnements transport à hauteur de 75%
Mutuelle/Prévoyance
Divers événements et bons cadeaux offerts par notre CSE
Evénements fédérateurs

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation.

En chiffres (en 2025)

* 5 Facultés
* 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts
* 43 000 étudiants
* 350 parcours de formation
* 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)
* 2 quartiers d’innovation sociale
* 15 chaires de recherche
* +580 universités partenaires à l’international