Groupe RIFSEEP : 3
Vos activités principales :
Le Secrétariat Général Commun regroupe l’ensemble des fonctions support de la Préfecture ainsi que celles des autres directions du département de Mayotte. Le service MACCI assure, pour sa part, les missions de logistique, de maintenance, d’accueil et de gestion du patrimoine immobilier.
À ce titre vous êtes rattaché au bureau appui, courrier et standard et vous assurez les missions ci-après :
– Accueil des usagers (services postaux, agents communaux, coursiers) et tri du courrier arrivé.
– Traitement du courrier de la DIIC, ALICE (titre de séjour, naturalisation, permis de conduire, carte grise, affaire de cabinet d’avocat…),
– Traitement du courrier de la gendarmerie, Police nationale et PAF (PV, usurpation d’identité, refus de port d’arme).
– Assurer le traitement des courriels et des flux dématérialisés via les plateformes ministérielles Maarch Courrier et Maarch Parapheur (enregistrement, ventilation, suivi et relance le cas échéant).
– Traitement des preuves de dépôt et accusés de réception (AR) de La Poste, distribution dans les différents services de la Préfecture.
– Archiver les bordereaux traités dans le réseau commun (BE DIIC, preuve de dépôt et AR).
– Gérer la remise des médailles et diplômes aux usagers.
– Assurer le dépôt et le retrait du courrier, des parapheurs auprès du Cabinet, des services et directions déconcentrés (DAC, DAAF).
– Effectuer la relève quotidienne du courrier départ et en garantir l’acheminement vers les différents circuits (interne/externe).
– Gérer le registre de suivi du parapheur papier (internes/externes/Cabinet).
– Assurer le transport sécurisé des documents administratifs entre les différents sites de la préfecture, partenaires institutionnels,
– Garantir la traçabilité des plis sensibles, recommandés et courriers réservés lors des déplacements.
– Assurer un lien opérationnel avec les référents courrier des services externes et signaler toute anomalie constatée (retard, erreur de distribution, dysfonctionnement logistique).
– Apporter un appui logistique en fonction des besoins (soutien aux opérations internes), afin de garantir la continuité de service.
Votre environnement professionnel :
· Activités du service
Le Secrétariat Général Commun, direction mise en place dans le cadre de la nouvelle Organisation Territoriale de l’Etat, regroupe l’ensemble des missions support pour la préfecture et toutes les autres directions du département de Mayotte. Par l’intermédiaire de contrats de service, le SGC s’engage à apporter le service demandé par les différentes directions pour leur fonctionnement quotidien.
Le Service Moyens, Accueil, Courrier, Construction et Immobilier assure les missions de logistique, maintenance, accueil, courrier et gestion immobilière pour la Préfecture, la DEAL, la DAAF, DEETS et la DAC.
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