Secrétaire administratif / secrétaire administrative

Définition :
Sous la responsabilité directe du Directeur d'établissement, la Secrétaire administrative Assure le secrétariat de direction, le suivi administratif de l'établissement, ainsi qu'un suivi RH de proximité (contrats, paie, médecine du travail, suivi des absences, etc.). Ce poste contribue directement à la fluidité du fonctionnement du centre de formation.
Ce poste constitue un point d'appui pour la direction, il pourra être un relai entre les salariés, les fonctions support et les partenaires externes.


Relations internes :
Rattachement hiérarchique :
N+1 : Direction d'établissement
N+2 : Directeur général

Relations fonctionnelles :
Fonctions supports de l'association (RH, finance, com & développement des compétences)
Equipes pédagogiques
Prestataire externe (S3A, médecine du travail, assurances.)


Missions :
Secrétariat de la direction :
- Assurer un appui administratif quotidien à la direction d'ENEFA.
- Traiter les courriers entrants/sortants, assurer la mise en forme de documents
- Assister la direction dans la préparation des réunions d'établissement,
- Rédiger et suivre des documents administratifs courants
- Accueillir et informer les interlocuteurs internes et externes
- Assurer la gestion et l'archivage des documents

Gestion administrative RH :
- Rédiger et suivre les contrats de travail, DPAE
- Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers individuels du personnel.
- Suivre les affiliations mutuelle et prévoyance, et les visites médicales (planification, relances, transmissions)
- Répondre aux salariés sur les questions RH courantes (congés, absences, bulletins de paie, procédures).
- Participer au suivi administratif des temps de travail (absences, congés, attestations diverses...),
- Préparer les éléments variables de paie (absences, congés, heures complémentaires.) (ALPHA, EIG).
- Suivre les arrêts maladie et accidents du travail
- Mettre à jour les dossiers du personnel, tableaux de bord RH et assurer leur confidentialité
- Remonter les éléments en lien avec les formations, les entretiens professionnels
- Organiser et suivre les visites médicales obligatoires

Suivi administratif et obligations légales :
- Effectuer les déclarations administratives (assurances, médecine du travail, organismes sociaux)
- Vérifier et faire valider les indemnités kilométriques pour les cadres
- Contribuer à la gestion et à la diffusion des affichages et registres obligatoires
- Garantir le respect des procédures internes et du RGPD

Gestion des dossiers administratifs :
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des documents administratifs
- Préparer et transmettre les informations nécessaires aux financeurs et institutions partenaires

Activités complémentaires :
- Contribuer à la préparation d'événements internes et réunions.
- Participer à la mise à jour et à l'amélioration des outils numériques (logiciels RH, plateformes collaboratives)
- Produire ponctuellement des statistiques ou extractions à la demande de la direction
- Être force de proposition pour améliorer les pratiques administratives et RH

Compétences clés (être capable de/d'.)
Savoirs-faire, savoirs-être :
- Accueil du public
- Capacités à s'exprimer auprès de différents publics
- Aisance informatique générale
- Organisation, planification
- Adaptabilité
- Sens des priorités et du service
- Rendre compte de son activité
- Sens de la discrétion / confidentialité
- Aptitude à travailler en équipe
- Sens de l'amélioration continue
- Contribuer à la performance collective (qualité.)
- Rigueur
- Discrétion/confidentialité respect des données RGPD
- Sens du service interne et externe
- Prise d'initiatives

Connaissances :
- Connaissance en anglais
- Bonne communication écrite et orale
- Logiciel du pack office
- Secrétariat (classement, courriers, archivage papier et numérique, création d'outils de suivi.)
- Connaissance des de l'univers de la formation et des enjeux

Les missions peuvent évoluer selon les orientations fixées