Gestionnaire administratif et financier (h/f) - ref 1074

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD de 3 ans maximum puis proposition de CDI).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

Contexte

L’Institut Supérieur de l’Aéronautique et de l’Espace est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes. Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances. Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Le secrétariat général est chargé des principales fonctions de soutien de l’institut et de leur coordination. Il contribue à la définition de la stratégie numérique de l’Institut par le biais du service Systèmes d’Information.

Ce dernier a pour mission la conception, la mise en œuvre, le déploiement et le maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et services numériques pour soutenir les activités de l'ISAE-SUPAERO : enseignement, recherche et administration. Il est chargé du support de ces infrastructures et services auprès des différents acteurs de l'institut et des correspondants extérieurs.

Le service SI peut être sollicité pour contribuer à des événements occasionnels et des interventions ponctuelles nécessitant un support et/ou des moyens informatiques, hors jours et heures ouvrés.

Environnement

• Accueil des étudiants y compris étrangers

• Centralisation de la gestion des budgets informatiques au niveau du service SI

• Forte hétérogénéité des interlocuteurs

• Collaboration avec d’autres établissements : UT, COMUE de Toulouse, ENAC, groupe ISAE

• Assistant de la direction du service sur les questions de gestion, de suivi, d'administration et de secrétariat du service Systèmes d'Information

• Outil de pilotage de la DSI : volets finances, fournisseurs

• Environnement enseignement, recherche, administration de l'institut

Enjeux du poste

Le gestionnaire administratif et financier du service Si joue un rôle clé dans la fluidité des services proposés. Il met en œuvre efficacement l'interface administrative entre le service SI et l'ensemble des structures et des utilisateurs de l'institut (personnels administratifs, enseignants-chercheurs, étudiants) ou externes (partenaires institutionnels, fournisseurs y compris internationaux, etc.). En relation avec les services concernés de l'ISAE-SUPAERO, avec la direction du service SI et les différents pôles, bureaux et cellules du service, il assure en particulier la préparation et le suivi budgétaire, le suivi des dépenses, des marchés, des maintenances et droits d'usage des logiciels ainsi que les demandes et le suivi des achats. Il participe à la mise en place et au suivi du budget et des dépenses dans le cadre de financements externes liés à des conventions de reversement ou à des partenariats (groupe ISAE p.ex.) en lien avec le numérique. À la marge il réalise des tâches de secrétariat administratif dont la gestion des ressources sous responsabilité du SI.

Activités principales

Gestion budgétaire du SI (budget global pour l’ensemble de l'institut)

· Établir le budget SI annuel avec la direction du service et les différentes entités

· Suivre au quotidien la réalisation du budget SI

· Assurer l’analyse du budget SI

· Prendre en compte les évolutions de besoins des entités clientes et leur diffuser de l’information

· Participer aux réunions de cadrage budgétaire de l'ISAE-SUPAERO

· Assurer la passation et le suivi des conventions de reversement (convention, note, relevé de dépenses, mémoire de frais, etc.)

· Contribuer à la gestion de l’inventaire avec les pôles du SI et au suivi des immobilisations

Gestion des dépenses du SI

· Analyser, en collaboration avec les demandeurs, au niveau administratif les besoins numériques requérant un achat

· Établir et suivre les dossiers d'achats (marchés, conventions, mises en concurrence, exclusivités, etc.) relatifs aux demandes utilisateurs (administratif, enseignement, recherche)

· Vérifier la conformité des livraisons en lien avec les pôles du SI

· Réaliser la refacturation dans le cadre de groupements de commandes dont l’ISAE est coordonnateur

· Contribuer au suivi des factures avec le service des affaires financières

Gestion des marchés informatiques et des maintenances logicielles

· Suivre les dates de reconduction des marchés et alerter les prescripteurs

· Assister les prescripteurs sur les aspects administratifs de la rédaction des marchés

· Contribuer au Plan d’Action Achat avec le service des achats

· Suivre les renouvellements des maintenances et droits d'usage des licences, en relation avec les services utilisateurs

· Réaliser le suivi des fournisseurs et des contrats (hors marchés)

Contribution à l'organisation et à la fluidité du service et secrétariat

· Participer aux évolutions organisationnelles du service (amélioration des processus, qualité)

· Contribuer à la gestion administrative (missions, astreintes, circulation de documents, notes internes, etc.)

· Suivre les aspects administratifs et financiers liés à l’accueil des stagiaires dans le service SI

· Venir en appui de la direction (veille administrative, soutien au quotidien, etc.)

Contribuer aux événements occasionnels et interventions ponctuelles nécessitant un support et/ou des moyens informatiques.