Secrétaire assistant h/f

MISSION 1 : ASSISTER LES ELUS DU BUREAU TERRITORIAL (35%)

- Vérifier les documents statutaires reçus à la délégation territoriale (PV de réunions d'élus locaux, des élections générales ou en cours de mandat)
- Saisir sur l'outil interne les élections générales ou en cours de mandat
- Organiser, suivre et mettre à jour les plannings de réunions territoriales
- Convier les élus territoriaux et locaux aux réunions statutaires
- Assurer le suivi RH et administratif des volontaires en Service Civique
- Suivre les projets en cours
- Assurer la fonction supports auprès des bénévoles

MISSION 2 : PARTICIPER AUX TÂCHES ADMINISTRATIVES DE LA TRESORERIE TERRITORIALE (20%)

- Participer à l'établissement des factures externes et internes
- Assurer l'envoi des relances règlements en attente
- Participer à la mise à jour des opérations bancaires dans l'ABC du trésorier
- Remettre en banque les chèques
- Assurer le suivi comptable des subventions et financements
- Participer à la rédaction des demandes de subvention ou de financement

MISSION 3 : ASSISTER LES DIRECTIONS TERRITORIALES (25%)

- Faire les nominations des cadres locaux sur la base de données interne nationale
- Vérifier et valider les PV des formations dispensées au niveau local
- Saisir les PV de formations territoriales
- Préparer et envoyer les renouvellements d'agréments préfectoraux et ministériels

MISSION 4 : GERER LES TÂCHES ADMINISTRATIVES (15%)

- Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers et messages électroniques
- Traiter et transmettre les relevés de décisions, CR, notes de service en interne
- Enregistrer dans un chrono toutes les correspondances (arrivé et départ)
- Réceptionner et diffuser les informations selon des critères de délais, de pertinence et de confidentialité
- Assurer le rôle de support sur les outils internes
- Mettre à jour les annuaires interne et des prestataires
- Assurer la relation avec les prestataires

MISSION 5 : GERER LA LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE (10%)

- Préparer les réunions régulières et/ou évènements territoriaux
- Gérer les archives (actualiser, classer, trier, archiver)
- Contrôler l'état des stocks et recenser les besoins en approvisionnement
- Passer commande auprès des fournisseurs