Office manager jv industrielle thermopole

Lauréat de la concession du réseau de chaleur urbain de la Ville de Paris — l'un des plus importants d'Europe — le Groupement (Dalkia / Eiffage Concessions / RATP Solutions Ville) franchit une étape historique.
Pour transformer nos engagements contractuels en réalité industrielle, nous créons une structure dédiée : la « Joint-Venture Industrielle » (JVI). Ce pôle d'excellence, organisé selon les standards des plus grands chantiers d'infrastructure, a pour mission de concevoir et construire les futurs ouvrages de production de chaleur renouvelable.

Votre mission ? Support quotidien de toutes les équipes, vous faites en sorte qu'elles soient à même de travailler efficacement, en gagnant du temps, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires dans un environnement de travail que vous participez à rendre le plus agréable et dynamique possible.


01. Poste et Missions

Gestion RH

* Accueillir les nouveaux arrivants dans l'entreprise (préparation du poste, badge, présentation des bureaux, petit-déjeuner d'intégration, lien avec le référent), tout en assurant un suivi à leur départ ;
* Gérer les badges d'accès ;
* Assurer le suivi RH courant de l'équipe ;
* Tenir à jour l'annuaire ;

Gestion administrative & financière

* Suivre la comptabilité du groupement (Facturation/paiement des dépenses internes et externes, devis, commandes, réception) en lien avec le Service externe comptable ;
* Suivre et gérer les notes de frais.

Achats :

* Elaborer les devis - Passer les commandes. Assurer les réceptions en relation avec les équipes projets et techniques ;
* Création et homologation des fournisseurs ;
* Assurer le suivi fournisseur (récupération de documents, relance, suivi, signature des accords, des contrats…) ;
* Appui lors des lancements d'appels d'offres sur les plateformes achats publics ;
* Veiller à la mise à jour de la base contractuelle et en contrôler le contenu ;
* Evaluation des fournisseurs ;
* Mise à jour des tableaux de bord (Indicateurs, litiges…) ;
* Gestion des achats des services généraux.

Organisation des événements (réunions, séminaires, plénières, déplacements, etc.) :

* Réservation des espaces, des repas, réservation des billets train / avions, demandes de devis de prestation, préparation des supports, etc.
* L'organisation logistique de réunions diverses, notamment avec des visiteurs et/ou partenaires externes (invitation, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;

Missions générales :

* Assistanat administratif lors des Codir (Comités de direction) ;
* Gestion du planning du Directeur Général (prise de rdv…) ;
* Gestion documentaire : Mettre en forme des slides / compte-rendu / courriers ;
* Création et gestion des outils tels que Sharepoint… ;
* Accompagnement dans l'organisation et la création du Thermopole (support visuel…) ;
* Traitement du courrier.


02. Profil recherché

Vous avez le sens du service et du relationnel. Votre communication et posture professionnelle sont vos points forts. Vous êtes bienveillant envers vos collègues et avez à cœur de faciliter leur travail. Vous avez un sens de l'anticipation et de l'organisation aiguisé.

Votre Profil

* Bonne communication écrite & orale,
* Capacité relationnelle et travail en équipe,
* Bonne maîtrise des outils bureautiques,
* Rigueur et organisation générale,
* Capacité organisationnelle,
* Gestion des priorités et réactivité.

Niveau de formation : BTS / DUT / DEUS,

De formation BAC +2 minimum (BTS d'assistant manager, d'assistant de gestion PME-PMI ou équivalent), vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 5 ans à un poste d'Office Manager.

Niveau d'expérience min. requis supérieure à 5 ans

#MobilitéRATP


03. Informations complémentaires

Lieu :

RATP SIEGE SOCIAL LYBY : 54 QUAI DE LA RAPEE, 75112 PARIS

Type de contrat :

Durée Indéterminée


04. Pré-requis

Diplôme :

Formation requise :

Langues :

Expérience professionnelle :

Compétences :

Assurer un soutien et une coordination dans l'organisation de l'activité quotidienne (assistanat), Gérer la réception, le suivi et la diffusion du courrier via les outils associés, Gérer les fournitures et en optimiser le budget associé, Maîtriser la communication écrite et orale et les moyens de communication associés, Maîtriser la gestion et l'optimisation des plannings d'activité et agendas, Piloter de bout en bout l'organisation de réunions, de déplacements et d'évènements professionnels, Utiliser les outils collaboratifs