Assistant-e administratif.ve et financier.e

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

- environ 23.000

- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités

- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques


Mission

Sous l’autorité du directeur de la Vie de Campus, l’assistant.e et financière a pour mission de participer aux tâches administratives et transverses de la direction et d’être en appui des différents pôles de la direction.

Missions principales :

Budget

· Contribuer à l’élaboration et au suivi budgétaires

· Saisir les demandes de paiement (remboursement frais de scolarité sur critères sociaux, aides financières)

· Créer des RIB sur le logiciel Agrhum

· Établir les devis chez les prestataires et effectuer le suivi de facturation

· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,)

Accueil Internes et externes

· Assurer l’accueil des étudiants et faire l’interface avec le pôle de la direction

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs

· Organiser les pré-rentrées et les Journées Portes ouvertes : contacts avec les UFR, planning, coordination avec les services, mise à jour de la documentation et des PowerPoint

· Organiser des présences dans les IUT : réservation de véhicule, contact avec les IUT, planning, coordination avec les services, communication

· Assurer le bureau d’accueil de la Maison de l’étudiant en cas d’absence des emplois étudiants

Administratif- Logistique

· Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières

· Participer à l’inventaire physique du matériel : étiqueter le matériel, remplir la fiche d’inventaire de rentrée et/ou de sortie

· Commander les fournitures de la DVC

· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion / relances par téléphone

· Recharger les serviettes hygiéniques + tampons

· Vérifier l’état des micro-ondes tous les 15 jours

· Veiller à la bonne logistique des salles : rangement

· Contribuer aux évènements types grand 8 : aide à la décoration, préparation, relationnel, distribution des repas etc.

· Afficher les offres d’emploi à l’accueil et mettre en valeur la communication au niveau de l’accueil, s’assurer de leur bonne visibilité auprès des étudiants

· Réceptionner les colis, et livraisons : transmettre les bons de livraison à la gestionnaire administrative et financière, vérifier les colis etc.

· Participer aux distributions alimentaires les lundi et jeudi

· Gérer les parapheurs avec la Présidence

· Gérer le courrier de la DVC : récupérer le courrier au bâtiment G, le dispatcher dans les bannettes des associations, les transmettre aux agents concernés


Profil

Connaissance et Savoir-faire (connaissances et compétences techniques) :

· Connaissance de l’enseignement supérieur, de son fonctionnement institutionnel

· Connaissance des principes et des processus de gestion financière

· Capacité d’anticipation et de programmation

· Capacités rédactionnelles

· Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel

· Connaissances budgétaires

· Connaitre les outils informatiques

Savoir-être :

· Capacité à travailler en équipe et avec des acteurs d’autres structures ; savoir entretenir les relations avec les services/partenaires

· Avoir un bon relationnel

· Sens du service public et de la confidentialité

· Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation

· Autonomie dans l’organisation du travail

· Capacité à faire des reportings réguliers et de qualité

· Avoir le sens des priorités et respecter les échéances