Manager de service secrétariat médical f/h

FINALITE DU POSTE
Assurer le management opérationnel et humain de l’équipe des secrétaires médicales (9 collaboratrices), garantir une organisation optimale et efficiente du secrétariat, et assurer l’interface avec l’encadrement supérieur. La référente joue un rôle de manager de proximité, garant de la coordination, de la cohésion d’équipe, de la performance et de la qualité de service.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Management et encadrement opérationnel

* Élaborer, planifier et ajuster le planning de travail en fonction des contraintes du service et des ressources disponibles.

* Répartir équitablement les missions en tenant compte des compétences individuelles et des priorités collectives.

* Superviser et contrôler la bonne exécution des tâches, en veillant au respect des procédures et des délais.

* Assurer un rôle de soutien managérial au quotidien : accompagner, conseiller et aider les secrétaires dans la gestion de leur charge de travail.

* Contribuer à l’intégration, la formation initiale et le développement des compétences des nouveaux arrivants et de l’ensemble de l’équipe.

* Favoriser la motivation et la dynamique collective par une communication régulière, un suivi individuel et la valorisation des réussites.

2. Pilotage et suivi de l’activité

* Mettre à jour, analyser et diffuser les indicateurs d’activité et de performance du service

* Identifier les axes d’amélioration en matière d’organisation, de productivité et de qualité, et mettre en œuvre des actions correctives ou préventives.

* Réaliser un reporting régulier auprès du N+1 sur les résultats obtenus, les points de vigilance et les besoins identifiés.

* Contribuer activement à la démarche qualité, en veillant au respect des bonnes pratiques, à l’harmonisation des méthodes de travail et à l’amélioration continue du service.

3. Communication et coordination

* Assurer le rôle d’interlocuteur privilégié entre l’équipe et la direction

* Garantir une circulation fluide et claire de l’information au sein du secrétariat et avec les partenaires internes et externes.

* Anticiper et gérer les situations de tension ou de surcharge, en recherchant des solutions adaptées et en maintenant un climat de travail serein.

Durant les 4 à 6 premiers mois, vous suivrez un parcours de formation des missions de secrétaire médicale afin de comprendre le fonctionnement des différents postes, d’être légitime aux yeux de l’équipe et d’être en mesure de remplacer ponctuellement un.e secrétaire si nécessaire.


Nous recherchons un.e candidat.e motivé.e, disposant d’une première expérience réussie en management de proximité (minimum 1 an), idéalement dans un environnement administratif. Une formation initiale complète au métier de secrétaire médicale sera assurée en interne sur une période de 4 à 6 mois, aucun diplôme spécifique n’étant requis.

Une expérience préalable dans le secteur médical ou médico-social serait un atout apprécié. Vous savez organiser, planifier et assurer le suivi de l’activité d’une équipe, tout en favorisant un climat de travail collaboratif. Votre goût pour le travail en équipe, votre polyvalence et votre réactivité vous permettent de gérer efficacement les priorités.

Doté.e d’un excellent relationnel, vous faites preuve d’écoute, de diplomatie et de leadership bienveillant. Rigueur et sens des responsabilités sont également indispensables pour réussir dans ce poste.

Vous maîtrisez les principaux outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), possédez un bon niveau d’orthographe et une grande rapidité de saisie. Enfin, vous avez un réel intérêt pour l’univers médical, qui constituera un moteur pour votre engagement quotidien.


APG ? Mais c’est qui ? C’est quoi ?

Bien plus qu'un simple prestataire RH, APG est un cabinet de conseil RH indépendant, local et engagé aux côtés des TPME et ETI du Grand Est depuis plus de 24 ans !

Notre MISSION

Accompagner les entreprises/associations/collectivités du Grand Est de la France en leur proposant des solutions RH innovantes et personnalisées.

Nous sommes à l'écoute de leurs besoins et nous nous engageons à leur apporter des réponses concrètes et adaptées.

Notre OBJECTIF

Aider à développer la performance RH, maintenir la conformité sociale et garantir un climat social serein au sein de vos équipes.

Plus précisément, APG intervient dans :

* o Les Ressources Humaines
* o La Qualité de Vie et les Conditions de Travail
* o La Conformité Sociale
* o La Rémunération

Composé de 15 collaborateurs, APG intervient au plus près des dirigeants et professionnels RH. Nos consultants jouent un rôle clé dans la gestion RH opérationnelle et stratégique, le dialogue social et la mise en conformité réglementaire, en lien étroit avec les enjeux de terrain. Nos clients peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier et le développement de leur activité.

Notre PLUS VALUE

* Une approche à 360°, alliant maîtrise juridique, conseil opérationnel et accompagnement humain.
* Plus de 24 ans d’expérience
* Une double certification qualité (ISO 9001 et QUALIOPI) : une reconnaissance officielle de notre rigueur et de la qualité de nos prestations
* Un savoir-faire reconnu par de nombreux référencements
* Une relation de confiance et de long terme avec nos clients issus de tous secteurs (industrie, services, santé…)

Pourquoi nous rejoindre ?

* Pour évoluer dans un cabinet à taille humaine, local, reconnu et engagé
* Pour contribuer à des projets concrets, utiles et à forte valeur ajoutée pour nos clients
* Pour bénéficier de conditions de travail souples
* Pour participer à une aventure collective



POUR RESUMER :

Le cabinet APG c’est plus de 24 ans d'expérience au service des entreprises (gage de sérieux !)
Le cabinet APG, c'est une équipe pluridisciplinaire d'experts RH, juridiques, Rémunération ainsi qu’en QVCT (gage de bonne humeur !)
Le cabinet APG, c'est une entreprise qui ne cesse de se développer et de développer les compétences de ses salariés (gage de non ennui !)
Le cabinet APG, c'est un engagement RSE au quotidien (pour limiter notre impact au maximum !)
Le cabinet APG, c'est de l'amélioration en continue à l'image de nos certifications Qualité ISO 9001 et QUALIOPI (gage de professionnalisme !)