Thermique de l'ouest, filiale indépendante de Proxiserve, est une entreprise dans le secteur d'activité de la prestation de service CVC. Entreprise à taille humaine comprenant 30 salariés, Spécialisée dans le domaine de la gérance de chaufferies collectives, celle-ci apporte son expertise à la fois aux clients privés (bâtiments de copropriétés) et publics (Bailleurs sociaux, Collectivités).
Vous exercerez vos missions au sein d' ambiance familiale et conviviale. L'équipe administrative est composée de 6 personnes en fixe et de techniciens itinérants. Vous serez en lien direct avec l'assistante principale et le directeur. Quelques mots sur l'agence
Véritables ports d'attache des collaborateurs, nos agences sont marquées par un esprit familial fort, où l'autonomie et le degré de créativité sont tirés à leur maximum. C'est au coeur de nos agences que s'organise la vie de nos équipes terrains : entre lancement des journées et moments de convivialité, les agences sont sans cesse en mouvement !
Vos challenges à nos côtés :
Etre Assistant de gestion H/F chez Thermique de l'ouest, c'est allier rigueur, autonomie et polyvalence. Au quotidien, vous aurez plusieurs missions :
1. Gestion des demandes d'intervention par voie électronique et téléphonique
- Assurer la réception, le traitement et la transmission des demandes d'interventions techniques notamment dans les domaines du CVC.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants concernant les besoins d'intervention technique.
- Comprendre et suivre les demandes afin de garantir leur traitement dans les délais impartis.
- Saisir les informations pertinentes dans le logiciel de gestion interne (TWIMM).
2. Analyse, orientation et régulation des appels entrants
- Identification de l'objet de l'appel et analyse de la demande formulée par l'interlocuteur.
- Orientation vers la personne recherchée ou, le cas échéant, vers le service ou la structure compétente.
- Rediriger les appels non techniques ou administratifs selon les procédures établies.
3. Gestion administrative et suivi des opérations techniques
- Saisie des commandes clients, établissement de devis et suivi des éléments contractuels liés aux prestations techniques.
- Réalisation de travaux de bureautique (courriers, tableaux de bord, mise en forme de documents, etc.).
- Classement, archivage et organisation documentaire pour assurer la traçabilité des interventions.
- Rédaction de rapports d'exploitation en lien avec le logiciel TWIMM (suivi des interventions, analyse des délais, etc.).
- Élaboration des factures travaux en coordination avec les équipes techniques et le service comptable.
4. Traitement des demandes de renseignements téléphoniques
- Fourniture d'informations générales ou spécifiques selon les éléments disponibles et dans le respect des procédures.
- Transmission de renseignements techniques ou administratifs en fonction des domaines de compétence.
- Mise à jour régulière des bases de données d'information pour assurer la fiabilité des réponses apportées.
Poste à pourvoir en CDI immédiatement.
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