Assistant de gestion de formation professionnelle h/f

Contexte et missions principales :

Finalité du poste :

Assurer, au sein du service commun FC3, la gestion opérationnelle et administrative des actions de formation professionnelle :

1. Accueil / information / orientation de premier niveau des publics via les boîtes aux lettres électroniques et génériques, et, la plateforme numérique FranceVae ;

2. Gestion les actions de formation “en incubation” portées par le pôle DI jusqu’au transfert vers la composante de destination, dans le respect du cadre réglementaire et des exigences qualité ;

3. Gestion des aspects budgétaires des actions de formation en lien avec le pôle Gestion du Service Commun.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1) Accueil, information et orientation de premier niveau (front office)

· Gérer les comptes génériques et demandes entrantes (téléphone / mails) : accusés de réception, qualification de la demande, réponse de 1er niveau et transfert en composante (Adresses FC / VAE / Réclamations)

· Tenir à jour les tableaux de bord de flux de demandes (volumétrie, typologie, délais de réponse, suites données).

2) Gestion des actions de formation portées par le pôle DI pendant la phase d’incubation avant le transfert vers la faculté ou l’institut (UFR)

a) Gestion et suivi des candidatures :

· Instruire les candidatures (vérification des pièces, relances, conformité) (Outil E-Candidat) ;

· Établir les devis et les éléments administratifs nécessaires, et, contribuer au montage des dossiers de financement ;

· Assurer le suivi administratif avec les individus et entreprises.

b) Gestion administratives des candidats :

· Préparer les conventions ou contrats et suivre le circuit de signatures ;

· Assurer l’interface avec les services de l’université concernés (juridique, financier, composante, intervenants.

c) Organisation et suivi de la logistique des sessions de formation :

· Réalisation des documents de la formation (livret d’accueil, syllabus, cv des intervenants) en relation avec l’équipe pédagogique de la formation

· Organiser la logistique : salles, matériel, reprographie, accueil des intervenants, pauses / restauration si besoin, signalétique.

· Suivre l’exécution : cohérence du planning, coordination des ajustements, information des participants ;

· Produire et gérer les émargements;

Centraliser les éléments de service fait nécessaires aux financeurs (OPCO, entreprises…) et au processus qualité.

· Participer à la réalisation du bilan de la session (attestation, enquête de satisfaction…)

3) Gestion financière des actions de formation en lien avec le pôle Gestion :

· Préparer la facturation des actions des deux pôles

· Saisir / suivre les opérations de facturation selon l’organisation retenue (SIFAC), et suivre les encaissements en lien avec la DAF Recettes.