Vous souhaitez rejoindre une enseigne de « commerçants autrement » où vous serez fier de la qualité des relations avec les fournisseurs et les responsables de magasins ?
Au sein de la Direction PGC, vous assistez la Directrice et son équipe, vous assurez la gestion administrative et budgétaire du service. Vous assurez la transmission des informations spécifiques internes et externes liées au fonctionnement du service.
Vos principales missions sont les suivantes:
1) Coordonner et optimiser le fonctionnement de la Direction. Vous êtes le relais des informations en interne et en externe :
Assurer et coordonner la diffusion et être le relais des informations en interne et en externe
Mettre en place/mettre à jour certaines procédures internes au service
Assurer la logistique des réunions, et optimiser les déplacements professionnels
Prendre les rendez-vous, coordonner et mettre à jour les agendas
Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique
Réceptionner et trier les courriers et les e-mails
Réaliser les commandes de matériels et fournitures diverses
Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et informatiques
Coordonner éventuellement l'activité d'une équipe
2) Assurer la gestion administrative et budgétaire du service. Vous êtes l'interface entre les différentes activités :
Rédiger des courriers et e-mails
Rédiger et diffuser les convocations, ordres du jour
Concevoir des process / outils internes au service
Rédiger, synthétiser et préparer des supports de communications internes et externes (rapport, compte-rendu, note.)
Élaborer et alimenter les bases de données dédiées (tableaux de bord de suivi - budget, devis, commandes, livraison.)
Centraliser, suivre et contrôler les notes de frais du service, et factures diverses
Être l'interface entre les différentes activités
3) Prendre en charge des dossiers / des projets liés à l'activité :
Accompagner le suivi des dossiers spécifiques gérés en direct par le Directeur
Être l'interface privilégiée avec les interlocuteurs interne et externe (CODIR, Directeurs et Associés)
Préparer, constituer et assurer le bon suivi des dossiers / projets
Planifier les différentes étapes d'un projet ou évènement lié à l'activité et être garant du suivi des rétroplannings
Participer aux GT/réunions dans son périmètre
Effectuer un reporting sur l'avancée des dossiers concernés
De formation Assistant(e) Direction /Assistant(e) de Manager, vous justifiez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
La maîtrise du pack office est indispensable, notamment PowerPoint.
Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, votre aisance relationnelle, votre autonomie et votre capacité à travailler en équipe.
Votre sens de l'organisation, de l'initiative, votre rigueur et votre sens de la confidentialité, vous permettront de réussir pleinement à ce poste.
Vous avez aussi d'excellentes capacités de communication qui vous permettent de convaincre vos interlocuteurs, tout en gardant le sourire.
Chez U, nous sommes toujours en mouvement et vous ne risquez pas de vous ennuyer.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.