Assistant de direction

Descriptif du poste

Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

Chargée du secrétariat de la direction de site de Bohars, le poste comporte également une composante de gestion des hospitalisations sans consentement (dont réalisation de 4 à 5 permanences de week-end et jours fériés /an).

Activités

- Accueil physique et téléphonique

- Traitement et gestion des courriers, dossiers

- Enregistrement et classement des documents

- Organisation de réunions

- Gestion des stocks de fournitures de bureau et commande de fournitures pour la société ATALIAN

Pour le secrétariat de direction

- Gestion de l’agenda du directeur de site

- Gestion des ordres de mission

- Saisie et diffusion des notes d’information

- Suppléance en l’absence de l’ACH pour le suivi du registre des dépôts de valeurs au coffre

- Suivi du registre des armes et stupéfiants

- Gestion des demandes de copie des dossiers médicaux et tenue de la régie des dossiers médicaux

- Mise à jour du fichier de suivi des plaques d’immatriculation en entrée de site et transmission à la société

- Réception et transmission des frais de déplacements

- Réception des tableaux de transmission de grève, enregistrement et transmission à la DRH

- Enregistrement et suivi des plaintes

- Gestion espace partagé « pôle psychiatrie » et « adm Bohars »

- Mise à jour des listes de diffusion LD-PSY

- Gestion de la charte de nommage

- Participation au bureau de pôle - rédaction des CR

- Secrétariat de l’instance F3SCT psychiatrie-gériatrie : convocation, ordre du jour, rédaction du compte-rendu et diffusion

- Enregistrement sur AGIRH des gardes et astreintes des Praticiens Hospitaliers et des internes

- Mise à jour du tableau de permanences des cadres de santé de pôle de psychiatrie

- Elaboration et transmission des tableaux des gardes des services de Bohars

Soins sans consentement (Loi du 5 juillet 2011 relative aux personnes faisant l’objet de soins psychiatriques sans consentement)

- Tenue des tableaux de convocation aux audiences avec le Juge judiciaire et de notification des décisions et des arrêtés (pendant les périodes de vacances, lorsque la cellule des soins sans consentement est en sous-effectif)

Poste à 80 %

Profil recherché

Qualités requises :

- Capacités d’organisation et de rigueur

- Sens de l’accueil, de l’écoute et de la discrétion

- Autonomie

- Disponibilité

- Adaptabilité

- Bonnes qualités relationnelles

- Travail en équipe

- Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Savoir-faire

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes

- Travailler en équipe, en réseau

- Utiliser les outils informatiques