Vos missions en quelques mots - Gestion du standard (accueil téléphonique, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, diffusion de l’information, traitement de la demande, diffusion de l’information) - Accueil du public (gestion des demandes, orientation, traitement de la demande, renseignement des démarches administratives, diffusion de l’information) - Gestion des locations de salles (gestion du planning, rédaction des conventions, gestion de la réception et sorti du locataire, gestion du chauffage des salles) - Gestion du prêt de matériel - Gestion du recensement militaire - Gestion des jardins familiaux (rédaction des convention) - Affranchissement du courrier - Assurer diverses tâches de secrétariat (courriers, attestations, certificats, affichages…) - Exécution et suivi des procédures administratives, délibérations, conventions, arrêtés… - Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes - Gestion du courrier (enregistrement du courrier, distributions aux différents services et élus, suivi du courrier) - Rédaction des mails, courriers, attestations, certificats, autorisations - Gestion de l’Etat-Civil : rédaction des actes, rédaction des avis de mention, envoi INSEE et ARS, table annuelle et décennale - Gestion de l’ensemble des opérations électorales : enregistrement des inscriptions, radiations, changements, préparation du travail de la commission de révision des listes électorales, suivi de la commission - Préparation et participation à l’organisation de tous les scrutins nationaux, locaux et professionnels - Facturation mensuelle de la cantine - Préparation des réunions du conseil municipal : convocation - Rédaction d’actes administratifs : arrêtés, suivi des arrêtés, transmission des actes au contrôle de légalité - Mise à jour du site internet de la commune et diffusion d’information - Gestion des bornes automatiques de la place du village : délivrance des autorisations, bornage horaire - Gestion des licences débit de boisson, restauration et licence taxi - Rédaction des autorisations des manifestations sportives sur la commune - Gestion des dossiers du marché hebdomadaire saisonnier : envoi des dossiers de pré-inscription, registre - tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation des documents des séances du Conseil Municipal - Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale - Connaissance de base, générale et experte : Etat-Civil, législation, funéraire, élection - Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques - Maîtrise des techniques de recherches documentaires - Maîtrise des techniques de communication, de secrétariat Profil recherché - Savoir travailler en équipe - Savoir s’organiser et gérer les priorités - Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants - Savoir s’adapter à différents interlocuteurs - Accueillir le public avec amabilité - Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité - Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique - Avoir des qualités rédactionnelles - Etre polyvalent
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