Dans le cadre de la croissance son activité, le
Groupe NICOLLIN recherche un(e) responsable administratif basé(e) à St Fons (69) en CDI.
Missions Générales :
Administratif – Relations avec les
tiers externes
- Transmettre les documents légaux aux fournisseurs /
clients du groupe (attestations fiscales, URSSAF...).
- Répondre aux diverses enquêtes obligatoires dans
les temps impartis (INSEE, ...).
- Assurer la mise à jour des documents sur les
différentes plateformes numériques (PROVIGIS...).
- Rédiger les réponses aux courriers le nécessitant.
- Assurer le suivi des loyers externes, et contrôler
notamment la facturation, le règlement par le service fournisseur à
échéance, la révision des baux.
- Organiser et assurer la gestion des sinistres, hors
sinistres relevant de la flotte automobile ou de la multirisque
professionnelle, en relation avec les compagnies d’assurance du groupe.
- Assurer le suivi du remboursement de l’ensemble des
indemnités d’assurance du groupe.
- Constituer les dossiers de défiscalisation liés aux
investissements réalisés par les filiales ultramarines du groupe.
- Assurer le suivi du remboursement de l’ensemble des
créances fiscales et sociales du groupe.
- Planification et organisation de réunions pour le
directeur administratif et financier (réservation de salle, coordination de
l’ordre du jour, finalisation document de présentation, envoi de convocation).
Administratif interne
- Gérer, enregistrer et assurer la réaffectation des
courriers recommandés aux services concernés.
- Transmettre les documents nécessaires aux
collaborateurs du groupe (attestations fiscales, URSSAF, assurance...).
- Transmettre chaque trimestre au service des
ressources humaines les informations économiques et sociales relatives aux
sociétés ayant constitué un Comité Social et Économique.
- Rédiger les rapports de gestion des sociétés du
groupe.
Gestion des procédures internes
- Recenser, organiser et assurer la mise à jour d’une
base de l’ensemble des procédures administratives, comptables et fiscales en
vigueur au sein du groupe.
- Organiser la procédure d’accueil des nouveaux
collaborateurs, et notamment le circuit de formation aux outils informatiques
et procédures en lien avec la comptabilité selon leur fonction (collaborateur
siège, centre, directeur...).
- Vérifier que les agences comprennent et appliquent
les procédures administratives internes définies.
Communication interne et externe
- Suppléer si besoin
le directeur administratif et financier dans les domaines suivants :
- Assurer la communication des informations
financières et administratives à la Direction Générale du Groupe.
- Assurer la communication des informations, des
directives et/ou des recommandations au sein des sociétés (sociétés, agences,
services…) via des notes de service, mails, entretiens téléphoniques, rapports
ou autres supports.
- Assurer la relation avec les commissaires aux
comptes (assistance et communication).
- Assurer la relation avec les partenaires du Groupe
(partenaires financiers, prestataires informatiques, autres en relation avec la
fonction…).
Autres
- Réaliser toutes missions ponctuelles, en relation
avec la fonction, demandées par le responsable hiérarchique.
Vos compétences :
- Vous êtes issu d’une formation dans le domaine administratif
(RH, comptabilité,…)
- Vous avez des notions de comptabilités
- Management transversal
- Piloter des projets
- Autonomie
- Pro activité
- Force de proposition
Ce que nous proposons :
- Salaire : 3500€ - 4000€ brut mensuel
- 13ème mois
- Primes vacances
- Tickets restaurants
Rejoindre le Groupe Nicollin c’est :
- Rejoindre un groupe qui ne cesse de se
développer
- Intégrer des équipes dynamiques
- Rejoindre une entreprise avec un esprit familial
GNA
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