Assistant.e de direction générale (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Gestion administrative et financière de la Direction générale
• Appliquer les règles et les procédures de gestion administrative et financière,
• Préparer, rédiger, mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus, envoyer les différents documents aux personnes concernées,
• Rédiger des notes et construire des argumentaires pour les dossiers stratégiques,
• Réceptionner et trier la correspondance pour ne présenter aux directeurs que les informations essentielles,
• Réceptionner et relire les documents internes à la signature de la direction générale ou des élus avant transmission au DGS et/ou au DGA (garantir la qualité des écrits et des dossiers avant transmission),
• Assister au comité de direction et en proposer le compte rendu,
• Planifier et organiser les réunions et événements en harmonisant l'agenda des DGS/DGA,
• Suivre les agendas afin de préparer avec les directions l'ensemble des documents nécessaires aux différentes interventions (visites, réunions etc...),
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours et les orientations en fonction de l'interlocuteur,
• Transmettre des messages et des informations selon leur degré d'urgence et d'importance, gérer les projets transversaux,
• Assurer les commandes en fournitures bureau, demandes d'intervention techniques et informatiques,
• Elaborer les bons de commande et assurer le suivi et le paiement des factures,
• Mettre en place différents tableaux de bord pour le suivi des activités (dossiers, budget, congés ...).
Gestion des réunions
• Organiser les réunions (préparer l'ordre du jour, fixer la date, l'heure et le lieu et informer les entités concernées),
• Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser,
• Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
• Accompagner les représentants de la collectivité à certains rendez-vous.
Interface entre la Collectivité et l'Intercommunalité
• Suivre avec le DGS des dossiers (réunion des DGS...),
• Suivre et diffuser aux interlocuteurs concernés l'agenda des instances municipales.
Gestion et encadrement du secteur Courrier
• Assurer la responsabilité du secteur Courrier et la gestion du logiciel dédié « Kolok »
• Encadrer les appariteurs en charge de la collecte et de la distribution du courrier dans les services,
• Assurer la liaison (déplacements notamment) avec les partenaires institutionnelles.
• Présenter à la DG tous les mois l'état des réponses au courrier.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Expérience significative dans l'assistance d'encadrants supérieurs,
• Capacité d'encadrement de proximité,
• Connaissances de l'organisation et du fonctionnement d'une Collectivité territoriale,
• Connaissances dans la gestion administrative et financière (bases de la comptabilité publique),
• Maîtrise des outils bureautiques, de présentation, de mise en forme de documents informatiques, création de tableaux de bord (Word, Excel, Power point...) et des outils de planification et de messagerie électronique (Outlook),
• Connaissances et bonne utilisation de logiciel de gestion du courrier de (la connaissance de KOLOK serait un plus).
• Solides compétences rédactionnelles et relationnelles,
• Savoir rédiger des documents administratifs de formes et contenus divers (ordres du jour, comptes rendus, prises de note, ...),
• Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques,
• Aptitude à la communication et à l'accueil téléphonique et physique
• Connaissance des méthodes de classement et d'utilisation des outils collaboratifs,
• Être force de proposition pour l'élaboration des outils de suivi de l'activité,
• Capacité à gérer les urgences et assurer une polyvalence des tâches,
• Capacité d'adaptation et de réactivité,
• Être autonome, organisé, rigoureux et à l'écoute,
• Sens du travail en équipe et disponibilité,
• Discrétion professionnelle et confidentialité.