Accueil physique et téléphonique
- Accueil, orientation des interlocuteurs de l'établissement (résident, famille, intervenants, visiteurs, .)
- Informer et renseigner les visiteurs et partenaires de l'institution,
- Filtrage des appels téléphoniques.
Secrétariat
- Traitement du courrier entrant et sortant (mise en place d'un chrono courrier),
- Frappe de courrier et divers documents,
- Mise à jour des dossiers résidents
Comptabilité/gestion budgétaire
- Mandatement des factures.
- Elaboration de la facturation aux résidents
- Participation à la campagne budgétaire annuelle (Compte Administratif/Budget Primitif).
- Ecritures de fin d'exercice
- Traitement des recettes
- Participation à l'élaboration du bilan d'activité
Gestion du personnel
- Suivi de la carrière des agents.
- Participation à l'élaboration de la paye.
- Suivi de la gestion des arrêts maladie du personnel
- Mise à jour des dossiers administratifs du personnel.
- Elaboration de statistiques et mise à jour des tableaux de bord de suivi des indicateurs de gestion pour la réalisation du bilan d'activité
Compétences
- Connaissances en secrétariat et informatique, des procédures comptables et financière de la M22 et de la réforme de tarification.
- Connaissance de la comptabilité analytique, des spécificités EHPAD (Hébergement/Soins/Dépendance). Connaissance en droit administratif et droit de la fonction publique territoriale.
Bac secrétariat/comptabilité et formation à la M22
Expérience : Débutant accepté, formation interne assurée
Savoir faire
- Connaître ou s'adapter rapidement aux logiciels informatiques.
- Capacité à bâtir des outils de gestion pour la mise en place du système qualité via des tableaux de bord de suivi en lien avec le rapport d'activité.
- Respecter la confidentialité des informations, conscience professionnelle, sens de l'organisation, capacité d'adaptation et de polyvalence, de transmission des données et jouer un rôle d'alerte auprès de la Direction.
- Avoir le sens du travail en équipe.
- Etre ponctuelle.
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