Poste de secrétaire médicale unité mobile de soins palliatifs - h/f

Description :

Présentation du service d’affectation - Localisation
2ème étage - Service USP-UMSP
L'Unité Mobile de Soins Palliatifs (UMSP) est une équipe pluridisciplinaire spécialisée qui intervient en appui et en conseil auprès des équipes soignantes prenant en charge des patients relevant de soins palliatifs. Dans sa dimension territoriale, l'UMSP étend son action au-delà de l'établissement de rattachement : elle intervient à domicile, en EHPAD, en établissements médico-sociaux, et auprès des professionnels libéraux du territoire.

Description synthétique du poste
La secrétaire médicale constitue le premier interlocuteur de l'unité. Elle assure la coordination administrative des interventions, le lien entre les différents professionnels du territoire et la traçabilité de l'activité. Son rôle est essentiel à la fluidité du parcours des patients et à la lisibilité de l'action de l'équipe.

Missions principales (non exhaustives)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'unité auprès des patients, des familles et des professionnels du territoire.
• Organiser et coordonner l'activité administrative de l'équipe pluridisciplinaire mobile.
• Gérer, constituer et tenir à jour les dossiers des patients suivis par l'UMSP.
• Produire, mettre en forme et diffuser les écrits professionnels (courriers, comptes rendus, protocoles).
• Recueillir, saisir et transmettre les données d'activité pour le pilotage et le reporting de l'unité.
• Contribuer à la coordination territoriale avec les partenaires internes et externes.

Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)

Accueil et communication
• Accueil téléphonique : réception, filtrage et orientation des appels (professionnels, patients, familles).
• Traitement des demandes d'intervention et transmission aux membres de l'équipe selon les procédures.
• Gestion de la messagerie électronique partagée et des courriers entrants/sortants.
• Information de premier niveau sur le fonctionnement et les missions de l'UMSP.
Gestion administrative des dossiers patients
• Création, mise à jour et archivage des dossiers patients dans le logiciel métier.
• Saisie des données d'identité, de suivi et des interventions dans le dossier patient informatisé (DPI) tout en faisant le lien avec SPICO.
• Préparation des dossiers avant les visites, réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) et staffs.
• Classement, numérisation et archivage des documents médicaux dans le respect de la réglementation.
Organisation et planification
• Gestion des agendas de l'équipe : visites au domicile, en EHPAD, dans les services hospitaliers et consultations.
• Planification des réunions d'équipe, RCP, staffs, formations et réunions avec les partenaires du territoire.
• Organisation logistique des déplacements sur le territoire (itinéraires, véhicules de service, coordination horaire).
• Préparation des supports de réunion et envoi des convocations.
Production d'écrits professionnels
• Frappe et mise en forme des comptes rendus de visite, de RCP et de synthèses pluridisciplinaires.
• Rédaction de courriers administratifs et médicaux sous la responsabilité des prescripteurs.
• Élaboration et mise à jour de documents types, procédures, plaquettes et supports d'information.
• Transmission sécurisée des comptes rendus aux médecins traitants, services hospitaliers et partenaires.
Recueil d'activité et reporting
• Saisie quotidienne des interventions dans les outils de recueil (tableaux de bord, logiciels dédiés).
• Participation à la production du rapport d'activité annuel de l'UMSP.
• Suivi des indicateurs d'activité territoriale (file active, nombre d'interventions, délais de réponse, etc.).
• Contribution aux enquêtes régionales ou nationales relatives aux soins palliatifs.
Coordination territoriale
• Interface administrative avec les établissements partenaires (hôpitaux, EHPAD, HAD, SSIAD, réseaux).
• Mise à jour et diffusion de l'annuaire des correspondants du territoire.
• Appui logistique aux actions de formation, de sensibilisation et de compagnonnage menées par l'équipe.
• Participation, si besoin, aux instances et groupes de travail territoriaux sur les soins palliatifs.

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d’Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.

EXTERNES

- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.

Conditions d’exercice
Rythme de travail :
JOUR  Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.
Horaires : à définir – 09h00-16h40
Logiciels utilisés :
• WORD,
• EXCEL,
• POWERPOINT,
• OUTLOOK,
• SPICO,
• HOPITAL MANAGER,
• CURSUS,
• Internet et Intranet.



Profil recherché :


Profil
Pré requis obligatoires :
Savoirs (connaissances)
• Connaissance de l'organisation hospi...