B - secrétaire / assistante h/f

Description du poste

Le poste couvre des missions d’assistante de direction :

- Assurer l’activité du secrétariat des 2 cheffes du bureau DSR et BRR ;

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ;

- Organiser des réunions internes et externes en lien avec les équipes (réservations de salle, préparations des dossiers, logistique) ;

- Garantie la bonne remontée et le suivi des documents portés à la validation :

1. Assurer la mise en forme des notes et documents ;
2. Garantir l’enregistrement et le suivi des notes et documents dans DOSSIEL et DOCAD pour publication et diffusion au réseau ;

- Suivi des boîtes fonctionnelles des 2 bureaux ;

- Relais de proximité en matière de ressources humaines ;

3. Saisi des absences, congés, jours de télétravail dans Sirhuis ;
4. Gestion des départs et arrivés des agents (carte multi-service, plaque porte, mise à jour de l’annuaire ...) ;
5. Saisie et suivi des demandes de publications de fiches de poste sur « Passerelles » ;

- Responsable bureautique local : gestion du parc informatique, commandes de matériels et planification des travaux, correspondant informatique (habilitations…);

- Correspondant DUERP pour le bureau DSR;

Description du profil recherché

Savoir-être :
- Bureautique et outils collaboratifs
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication

Savoir-faire :
- Accueillir une personne un groupe, du public
- Maîtriser les délais
- Travailler en équipe


Connaissances recherchées :
- La maîtrise des applications bureautiques standard (traitement de texte, tableur) est requise

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

6. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
7. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
8. CONNAISSANCES - Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication
9. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
10. SAVOIR-FAIRE - Conseiller une personne, un groupe
11. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
12. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
13. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
14. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
15. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
16. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
17. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé