Assistant(e) d'agence h/f

Choisir AMETRA, c'est faire le choix avant tout d'intégrer un Bureau d'études de 40 ans d'existence avec un coeur de métier en ingénierie mécanique, électricité, électronique et informatique industrielle. Nous avons nos propres bureaux d'études, et intervenons également au sein des équipes clients, avec un pôle R&D, constitué de plus de 700 collaborateurs et présent sur le territoire national (IDF, Toulouse, Bordeaux, Lyon, Venelles et Laudun). Rejoindre nos entités, c'est intégrer un groupe indépendant se démarquant par un management de proximité avec une forte composante technique. Nous travaillons avec de grands groupes du secteur tels que MBDA, NEXTER, THALES, SAFRAN, FRAMATOME, ORANO, EDVANCE, SNCF, RATP qui nous accordent leur confiance pour contribuer aux projets à forte valeur ajoutée dans le secteur de la défense, du nucléaire, de l'aéronautique et du ferroviaire. Si vous vous reconnaissez dans ces 5 valeurs : Accompagnement - Management de proximité - Expertise - Travail d'équipe Recherche - Accomplissement On vous attend chez Ametra !

Mission

Votre challenge : Etre l'Assistant(e) d'agence IDF de nos différentes BU au siège social à Clamart (92).

Vos missions :

Support Agences :

• Gestion du standard téléphonique,
• Gestion de l'affichage et de la décoration de l'agence,
• Accueil des visiteurs (clients, candidats),
• Réception et envoi des colis,
• Gestion des fournitures et des consommables : identifier les besoins en approvisionnement et passe des commandes. Veiller à la bonne utilisation de ces ressources ;
• Gestion des courriers (entrants et sortants) et factures : réception, contrôle et traitement,
• Gestion des réunions (planification, compte rendu) ou agenda à la demande de son Responsable ;
• Gestion de la partie logistique des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transport et hébergement) dans le respect des procédures en vigueur ;
• Gestion des prestataires externes,
• Aide à l'organisation des évènements d'agence,
• Interlocutrice des Services Généraux de l'immeuble,
• Assurer la gestion du parc véhicules « libre-service » (entretien, réparations, contrôles techniques, sinistres, contrats d'assurance) ;
• Assurer la gestion du planning des réservations et contrôler régulièrement les carnets de bord,
• Vérification de l'état de l'agence (état des salles de réunion, Bureaux d'Etudes).

Taches Gestion du Personnel et Gestion de la facturation des affaires

• Suivi des déplacements / Missions en Assistance Technique des agences IDF = rédaction des Ordres de Mission, vérification des feuilles d'Indemnités Kilométriques, mise à jour des fiches missions dans le logiciel interne, assistance / gestion logistique des déplacements ;
• Suivi des visites médicales des agences IDF,
• Préparation des arrivées / départs agences IDF (MAJ des trombinoscopes, dossiers du personnel, tableaux de suivis),
• Support administration du personnel des agences IDF (notes de frais),
• Suivi administratif et MAJ des Plans de Prévention des agences IDF = maj du tableau de suivi, suivi des attestations et des PDP,
• Suivi des dosimètres des collaborateurs (commande, suivi des envois tous les trimestres),
• Facturation de l'un de nos clients stratégiques : réalisation des Bons de Livraison, envoi des mails, suivi des AR et réponse aux donneurs d'ordres.

Profil recherché