Assistante medico-administrative - service de medecine interne / f/h

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat Intitulé du posteASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE - SERVICE DE MEDECINE INTERNE / F/H Type de contratTitulaire ou CDD Rémunérationselon grille indiciaire TélétravailOui Présentation du service Le groupe hospitalier APHP Sorbonne Université est constitué de 7 sites : Armand Trousseau, Charles Foix, La Roche Guyon, Pitié Salpêtrière, Rothschild, Saint Antoine, Tenon. Il comprend 13 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites. Le Département Médico-Universitaire 3iD est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies Immunologiques, Infectieuses, Inflammatoires et Dermatologiques. SITE CONCERNE : HOPITAL SAINT ANTOINE SERVICE CONCERNE: MEDECINE INTERNE Le service de Médecine interne est situé au 2ème étage du bâtiment de l’horloge. Cette unité dispose actuellement de 47 lits d’hospitalisation conventionnelle divisée en 4 secteurs de soins et d’un hôpital de jour de 26 places. Le service de Médecine interne du Pr FAIN est : - Centre de référence national maladies rares sur l’angioedème bradykinique - Centre de compétences des cytopénies auto-immunes - Centre de compétences sur les maladies auto-immunes filière FAI2R COMPOSITION DE L’ÉQUIPE : - 15 médecins dont le chef de service - 2 cadres de santé - 31 IDE (dont 5 en HDJ) - 1 IDE programmatrice en HDJ - 28 AS (dont 5 en HDJ) - 1 secrétaire hospitalière - 1 logisticienne - 1 préparateur en pharmacie - 5 secrétaires médicales - 2 kinésithérapeutes - 2 assistantes sociales - 2 diététiciennes Vos missions Missions générales : Assurer le secrétariat de 2 médecins (1 PUPH, 1 PH) et de l'hôpital de jour bilan d’infertilité. Missions permanentes : · Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques · Répondre ou transférer les mails reçus quotidiennement · Planifier les rendez-vous de consultation · Correction et envoi de comptes rendus d’hospitalisation · Frappe et envoi de courriers de consultation et de courriers administratifs divers · Correction des comptes rendus d’HDJ FC/infertilité · Codage des actes de consultations · Accueil des patients pour la consultation du PUPH le mercredi matin · Scanner tous les documents médicaux (biologie, CRH, lettre de consultation, demande de RV, dossier FC/infertilité, etc… émanant des médecins extérieurs de l’hôpital voire de l’APHP et des patients · Imprimer et ranger des comptes rendus de la RCP Infertilité · Gestion des dossiers médicaux : scanner les documents inhérents à l’hospitalisation et archivage (service site pilote pour le zéro papier) · Tri des examens arrivés par fax entre les diverses secrétaires · Gestion des dossiers en lien avec la direction des usagers · Transmissions des dossiers médicaux en réponse aux demandes des patients · Complémentarité avec les autres secrétaires médicales du service · Gérer, saisir, classer et mettre à jour les informations relatives au dossier informatisé du patient · Approvisionner le secrétariat en matériel nécessaire (papier, enveloppes, essuie mains, cartouche d’encre, etc…) Profil recherché COMPETENCES REQUISES Maitrise des outils informatiques Connaissance des logiciels métier : ORBIS, GDM, MEDIWEB Rédiger et mettre en forme des notes, des documents Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations Organiser et prioriser les activités de secrétariat Travailler en équipe Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critique Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés, en faire une synthèse SAVOIR FAIRE REQUIS Bonne vitesse de frappe Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage. Connaissance de l'environnement hospitalier Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Gérer les patientes difficiles du fait de leur angoisse (envoi de plusieurs mails dans la même journée) Qualités professionnelles Discrétion Sens des responsabilités Curiosité intellectuelle Rigueur Sens de l'organisation Sens de l'initiative Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire Sens de la communication Disponibilité, assiduité, ponctualité, réactivité Empathie et bienveillance PRE-REQUIS Bac science médico-sociale et diplôme secrétariat médico-social ou concours de la fonction publique Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil…) Connaissance de la bureautique Connaissance de l'environnement médical GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Formations institutionnelles proposées FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE Oui X Non Si Oui, précisez GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP Oui X Non SURVEILLANCE MEDICALE « Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé » « le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer » PERSONNE A CONTACTER Sona ALBOT : Encadrante AMA Téléphone: 01.42.17.57.68 Adresse mail : horaire Jour Temps de travail7h30 Horaires de travail7h30 ou 7h36 (9h -16h30 ou 16h36) Vos avantages à l'AP-HPAccès aux concours de la fonction publique hospitalière Possibilité d'évolution et de mobilité au sein de l'APHP AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION - Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre) - Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge - Accès à une offre de formation continue conséquente - Prime d'installation : 1947 € nets au cours de la 1ère année de stage pour les nouveaux diplômés AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité - Possibilité de parking - Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus) - Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice) - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, - Chèques emploi-service CESU AP-HP Description de l'hôpitalSitué à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Saint-Antoine est l'un des hôpitaux de référence de l'est parisien. Il propose une diversité de spécialités médicales et chirurgicales de court séjour pour adultes. Il dispose d'un centre de prélèvement d'organes et de tissu et d'une unité «SOS mains». Service d'affectationMEDECINE INTERNE Référence de l'offre2025-16269