Le Département de l’Essonne administre plus d’1,3 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, son territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. L’Essonne constitue un terreau d’innovation : elle concentre des centres de recherche, des universités, des grandes écoles et des pôles d’excellence en synergies avec des entreprises innovantes.
Le Département de l’Essonne vous attend, rejoignez les plus de 4 000 collaborateurs et ses 170 métiers au service des Essonniens.
Les missions de l'assistant(e) de direction vice-présidence s'articulent en plusieurs axes :
Accueil physique et téléphonique :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
-Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et mails
Organisation de la vie professionnelle de la Vice-Présidence :
-Organiser et gérer les agendas des élus (VP en charge des collèges et de la réussite éducative et Conseiller délégué en charge du tourisme)
-Traiter le courrier arrivé et départ
-Contrôler les parapheurs
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
Organisation et planification de réunions :
-Planifier et organiser des réunions
-Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, de matériel ; éditions, envois des invitations)
-Constituer, préparer les dossiers et les suivre administrativement à la demande des élus
Traitement de dossiers et saisie de document
-Rédiger, saisir, mettre en forme et éditer tous les types de documents administratifs
-Réceptionner et traiter les 'informations
-Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
-Trier, classer et archiver des documents
Activités spécifiques :
-Suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale sur la délégation des élus
-Assurer une veille documentaire thématique (politiques publiques de la délégation des élus)
Issu(e) d'une formation de type BTS assistante de direction, vous disposez impérativement d'une expérience confirmée en qualité d'assistante de direction et idéalement acquise en collectivité ayant déjà travaillé directement auprès d'élus.
Doté(e) d'une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).
Autonome et rigoureux(euse), vous faîtes preuve d'aisance relationnelle et savez-vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous faites preuve de discrétion professionnelle, de confidentialité et savez anticiper et identifier l'urgence.
L'exercice des activités du poste nécessite de la disponibilité quant aux horaires.
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