Contexte du poste
Au cœur du Pôle Education et Avenir des Jeunes (PEAJ), qui regroupe 5 directions et 2 missions, la Direction Equipements et Patrimoine Lycées (DEPL) assure la maîtrise d'ouvrage régionale des travaux et des équipements réalisés dans les lycées.
Elle intervient sur l'ensemble du projet, dès les études d’opportunité jusqu'à l'exploitation et la maintenance de l'ouvrage, en assurant la définition du besoin, l'expertise, l'écriture des programmes, la passation et la gestion des marchés de maîtrise d'œuvre et de travaux de construction et de maintenance, la gestion patrimoniale, etc… Qu'ils soient réalisés en régie (équipes mobiles) ou par des entreprises extérieures, les travaux issus de cette organisation sont assurés en parfaite conformité aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
La DEPL a également en charge d'équiper les établissements scolaires de matériels pédagogiques et mobiliers notamment, nécessaires aux missions d'éducation et liés au bon fonctionnement des lycées. A ce titre, elle a la charge du recensement des besoins des établissements, de l'achat, de la mise à niveau, du transfert et de la cession des biens mis à disposition des lycées.
La Direction Equipements et Patrimoine Lycées comprend plus de collaborateurs et un patrimoine conséquent à gérer, à savoir : lycées répartis sur l'ensemble du territoire (4 m2 de patrimoine lycées).
L'organisation de la Direction doit permettre de remplir cette mission de service public qui consiste à assurer les meilleures conditions d'accueil, de confort, d'enseignement et, surtout, de sécurité pour les occupants et les publics en prenant en compte l'étendue et la diversité de ce patrimoine immobilier et mobilier.
La Direction se compose de trois Unités Territoriales, l’Unité Territoriale Nord, l’Unité Territoriale Pas-de-Calais et l’Unité Territoriale Oise, Somme, Aisne, et d’un Département Pilotage et Equipements.
Chaque Unité Territoriale prend en charge, sur son périmètre géographique, les opérations de construction, de rénovation, de réparation et de maintenance des bâtiments régionaux lycées, et assure une veille patrimoniale. Elle est composée d’un Service Projets et de plusieurs Services Subdivisions territoriales.
Pour l’ensemble des établissements de son secteur géographique, le Service Subdivision assure la gestion des opérations de maintenance ou de maintien du patrimoine à volume financier et/ou de complexité technique ou d’ordonnancement variables, en s’appuyant sur les équipes mobiles en régie ou via des entreprises.
La présente fiche de poste concerne le poste de Gestionnaire Administratif, rattaché hiérarchiquement au responsable de subdivision de l’Unité territoriale.
Finalité du métier
Prendre en charge toutes les opérations administratives et/ou financières nécessaires à l’avancement des dossiers qui lui sont confiés dans son secteur d’activité.
Activités du métier
Rédiger et transmettre les OS de tous types : démarrage, prolongation, ajournement, reprise, interruption, suspension, affermissement de tranche ou option
Contribuer à l’établissement des dossiers administratifs liés aux opérations de travaux (autorisations de travaux, instruction des dossiers d’urbanisme…)
Rédiger et transmettre des PV, BL, justificatifs divers des services opérationnels
Mettre en place et instruire des tableaux de bord d'activités des services opérationnels
Préparer des réunions, et rédiger les compte rendus pour les services opérationnels
Contribuer ou rédiger des notes, courriers, cahiers des charges et tout autre document des services opérationnels
Alimenter les tableaux de bords et outils de pilotage et de suivi internes mis en place par le Département Pilotage et Equipements
Gérer les parapheurs de signatures, gérer les documents sous Elise
Préparer les éléments en vue d’une prise de décision, de réunions ou d’instances
Suivre les opérations dans Pilote le cas échéant
Participation à la mise à jour des dossiers techniques amiante
Assurer la gestion de la production des documents électroniques bureautiques (Plan de Classement)
Transversalité/Principes de fonctionnement :
Une polyvalence des Gestionnaires Administratifs est demandée au niveau de l’Unité territoriale afin de gérer les flux en fonction de l’activité.
Profil
Diplôme : Bac minimum pro ou BTS assistant manager/secrétariat/gestion administrative
Profil :
Maîtrise des outils informatiques
Capacité à travailler en équipe
Capacité à prioriser ses activités et tâche
Réactivité face aux interventions imprévues et urgentes
Autonomie
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité de coordination
Capacité rédactionnelle
Diplomatie
Disponibilité
Force de proposition
Ouverture d'esprit
Qualités organisationnelles
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Conditions de travail
Lieu de Travail : le poste est basé dans les locaux de la subdivision situés au lycée Couteau à Wasquehal
Contrat à durée déterminée du 1/06/ au 31/12/
Rémunération : ,56 € bruts
Avantages complémentaires à la rémunération: titres restaurant, remboursement des frais de transport à hauteur de 75 %
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