Responsable du service à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous la directive des élus et du DGS, le poste de responsable du service population doit être pourvu suite à une vacance consécutive à une disponibilité Missions / conditions d'exercice Le responsable participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de population. Participe à la définition des orientations stratégiques en matière d’offre de services. Optimise et développe les activités « population » de la collectivité.
Le responsable est chargé de suivre l’ensemble des évolutions réglementaires, d’en informer ses collaborateurs et les usagers ;
Il assure le contrôle de l’ensemble des actes et des documents qui émanent de son service.
Ses principales missions :
Management :
•Manager l'équipe de 6 agents administratifs
•Faire les entretiens professionnels
•Planning des agents
•Animation d’une réunion de service hebdomadaire
•Validation des Congés, absences,
•En collaboration avec le service RH, le suivi de la gestion administrative du personnel

Gestion de l’Etat Civil :
Il supervise :
•L’enregistrement et la rédaction des actes d’Etat Civil :
•L’accueil et l’information les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil
•La rédaction des actes d’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès)
•La délivrance des extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
•La délivrance des autorisations administratives en matière funéraire,
•La tenue des registres d’Etat Civil et le suivi des déclarations des actes : apposer les mentions marginales – préparer et gérer les registres (ouvertures, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

Il est le réfèrent avec l’INSEE

Il assure le suivi et la gestion des dossiers de mariage, de cérémonie de parrainage civil
Il assiste l’officier d’Etat Civil lors des célébrations des mariages

Enregistrement et remise des titres sécurisés :
•CNI et passeports : organisation des plannings sur la plateforme dématérialisée
•Organise les permanences des agents
•Il intervient sur les dossiers litigieux
•Il vient en appui en cas d’absence d’un agent et exerce les fonctions suivantes : enregistrement des demandes de titres, remise des titres et il gère les recueils des CERT

Recensement militaire :
•Envoi trimestriel des inscriptions
•Être en lien avec le CSN (centre du service national)

Elections :
Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins :

•il définit l’organisation des bureaux de vote
•il contrôle les documents, les pièces
•il est en veille sur la règlementation, les circulaires
•il assure les relations avec les services préfectoraux

Participation le jour de scrutin

Gestion des cimetières :
Gestion des 7 cimetières communaux : informatisation, gestion des concessions, règlementation, la reprise des concessions,

Gestion des salles communales :
Il supervise :
•la gestion de l’ensemble des salles communales avec l’ensemble des partenaires : établissements scolaires, les clubs de sports, les usagers, les associations de loisirs….
Il conduit :
•le paramétrage et la gestion du logiciel de réservation,
•la création des documents nécessaires,
Il organise les états des lieux des salles,
Il Informe sur les locations des salles et stades,
Il valide les contrats de location de salles,
Il gère les locations des 3 salles de sport
Il seconde en cas d’absence : enregistrer les réservations, contacter les usagers sur le suivi de leur demande, encaisser les locations de salles, déposer les encaissements au centre des finances

Organisation du recensement de la population :
Il organise la constitution et le suivi des listes de recensement
Il constitue et organise l’équipe des agents recenseurs
Il organise la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants

Accueil et renseignement de la population - Accueil direct ou indirect :
•Renseigner les usagers,
•Seconder les agents d’accueil lors des absences
•Suivre différents dossiers : attestation d’accueil, chiens de catégorie, autorisation de stationnement, vente au déballage, hospitalisation d’office, débits de boisson temporaire et licences

Supervision de France services :
•Veille sur les inscriptions aux différents webinaires pour les agents
•Lien avec l’animatrice départementale et les services préfectoraux
•Accompagnement dans l’organisation des portes ouvertes, du COPiL,…
•Veille sur les données statistiques

Affaires générales :
-Élabore les projets de délibération qu’il propose au secrétariat général pour inscription à l’ordre du jour. Participe aux réunions des responsables de services
Outils / Moyens mis à disposition :
Ordinateur avec bureautique, logiciels, imprimante/photocopieuse, scanner, téléphone

Conditions et contraintes d’exercice du poste :
Horaires : 35h sur les horaires d'ouverture de la mairie et en fonction des réunions
Environnement : travail en équipe
Management : encadrement d'agents

Relations fonctionnelles :
- Relation avec le Maire et les élus délégués
- Relation avec les agents de la collectivité
- Relations fréquentes avec les administrés
- Relations ponctuelles avec les fournisseurs
- Relations fréquentes avec les partenaires institutionnels : le Trésor Public, les services de la Préfecture, la gendarmerie, les services sociaux Profils recherchés Une expérience de responsable de service à la population est exigée.

Savoirs / Savoir-faire :
•Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante,
•Connaître la règlementation de l’état civil, des élections et de la législation funéraire,
•Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics,
•Connaître le statut de la FPT
•Maîtriser la rédaction administrative

Savoir être :
•Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
•Avoir des aptitudes au management
•Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
•Savoir gérer la polyvalence et les priorités
•Etre organisé, rigoureux et méthodique