Assistant(e) de direction – dga france / division ferroviaire & immobilière h/f

TELT est la société binationale franco-italienne, mandatée par les deux États pour construire et gérer la section transfrontalière de la ligne ferroviaire de voyageurs et de fret Lyon-Turin. Le tunnel de base du Mont-Cenis, ouvrage principal de ce projet, s’étendra à la fois en souterrain et en surface, et deviendra le plus long tunnel ferroviaire du monde. Ce chantier exceptionnel fait partie intégrante du Corridor Méditerranéen, l’un des neuf axes stratégiques du réseau ferroviaire européen RTE-T.

Après la finalisation de l'ouvrage, TELT continuera à jouer un rôle essentiel en assurant la gestion des transports ferroviaires sur cette nouvelle ligne, ainsi que sur la ligne historique. Rejoindre TELT, c’est devenir un acteur clé dans la réalisation d'une infrastructure majeure à l’échelle européenne.


Nous recrutons, pour nos sièges en France et en Italie, des professionnels passionnés, sans distinction d'âge, d’origine ethnique, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre ou de handicap.


Les compétences que nous recherchons chez chaque personne ne sont pas simplement des exigences requises pour le poste, mais elles représentent notre identité et unissent toutes les personnes qui travaillent avec nous : collaboration et travail d’équipe, sens de la responsabilité, approche résolutive, esprit d'initiative, innovation et gestion du changement, promotion des valeurs de TELT.


TELT t’offre : du télétravail, un portail d’avantages géré par le CSE, des tickets restaurant, une prévoyance et mutuelle, la prise en charge des abonnements de transport en commun, des formations continues, ainsi que des projets d’échanges linguistiques et culturels à dimension internationale, en France comme en Italie.


TELT Lyon Turin • Postes ouverts


Code : 419 FERI SD AA FR


L’assistant(e) de direction – DGA France/Direction Ferroviaire & Immobilière assure un rôle central de coordination, d’organisation et de support stratégique auprès du DGA France et de la Direction Ferroviaire & Immobilière.

Il/elle contribue au bon fonctionnement de la direction, au pilotage administratif et budgétaire, ainsi qu’à la coordination des activités internes et des projets stratégiques, notamment dans le cadre du développement des activités ferroviaires. A ce titre, il/elle prend en charge les activités suivantes :


1.Assistance du DGA France

* Organisation et coordination de l’agenda
* Organisation et préparation des réunions internes et externes
* Organisation logistique des déplacements professionnels
* Préparation et mise en forme de documents de direction
* Traduction des documents en italien
* Gestion et suivi des documents sensibles et confidentiels
* Suivi administratif des contrats et dossiers stratégiques (MAPA, conventions, partenariats …)
* Gestion et contrôle des notes de frais et missions via FIORI
* Suivi administratif des abonnements et remboursements
* Gestion et archivage des documents de direction


2.Support à la Direction Ferroviaire & Immobilier (DIV FERI)

Assurer la coordination administrative et organisationnelle de la division (14 collaborateurs).


* Supervision de la gestion documentaire (DMS)
* Suivi et mise à jour du tableau de bord de la direction
* Organisation des réunions de direction
* Coordination des déplacements professionnels
* Contrôle et suivi des notes de frais
* Gestion et suivi administratif des contrats et abonnements : PCSC – abonnements professionnels (Railway Gazette, UIC…), Prestataires (La Poste…)


3.Coordination administrative du siège (France)

* Gestion et suivi du courrier du siège côté France : réception, tri et diffusion des courriers ; Suivi des correspondances administratives ; Archivage des documents reçus
* Gestion du planning des véhicules de société
o Responsable du planning des véhicules de société côté France
o Gestion des réservations et optimisation de l’utilisation des véhicules


* Coordination avec les directions et services supports
o Coordination administrative avec les autres directions du siège
o Interaction avec les services supports (finances, achats, communication, fonctions administratives)
o Interface avec le Chantier Opérationnel 12 pour :
+ Le suivi administratif de certains dossiers
+ La transmission d’informations
+ Participation à la coordination des échanges et au suivi administratif des dossiers en lien avec la CIG


* Ambassadeur de la culture ferroviaire
o Rôle d’ambassadeur de la culture ferroviaire au sein de l’organisation
o Contribution à la diffusion de la culture ferroviaire interne en lien avec la communication interne
o Participation à l’organisation d’événements internes (ex : Connectelt)
o Contribution à la production et à la diffusion de contenus internes (articles, supports, vidéos)


4.Suivi administratif et budgétaire

* Référent suivi du budget de la direction FERI
* Validation via la plateforme OLAF et suivi des factures
* Gestion des abonnements et prestations


Siège de travail : Chambéry

Type de contrat : Contrat à durée déterminée


Conditions demandées :


Connaissances :

-Maîtrise parfaite de l’emploi des outils informatiques et de logiciels (Word, Excel, PowerPoint)

-Aisance rédactionnelle

-Langues requises : Français – niveau courant ; Italien - niveau courant.


Compétences :

-Aisance relationnelle

-Goût pour le travail en équipe et disponibilité

-Capacité d’organisation dans le travail

-Savoir faire preuve de proactivité

-Sens de la confidentialité

-Approche résolutive, sens de la responsabilité, prise d’initiative, goût pour l’innovation et la gestion du changement


Etudes :

-Baccalauréat / BTS dans le domaine du secrétariat – assistant(e) de direction


Expérience professionnelle :

-Minimum 5 ans d’expérience en entreprise et, en particulier, en secrétariat de direction.