Rattaché à la Direction générale, le Secrétariat général regroupe l'ensemble des directions et services supports structurants de l'École polytechnique : ressources humaines, finances, achats, affaires juridiques, systèmes d'information, patrimoine immobilier, moyens généraux, pilotage, santé et hygiène-sécurité.
La Secrétaire générale assure la cohérence et la supervision des fonctions supports, membre du Comité exécutif et du Comité opérationnel, assiste au Conseil d'administration de l'Ecole et participe aux échanges avec les autorités de Tutelle.
Dans cet environnement à forts enjeux réglementaires, budgétaires et organisationnels, le secrétariat du Secrétariat général constitue un appui stratégique combinant fonctions d'assistance de direction et gestion administrative et financière du périmètre.
Nous recherchons notre assistant(e) en charge de du secrétariat général.
A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
* Gestion et priorisation de l'agenda
* Organisation et coordination des réunions et échanges institutionnels
* Gestion budgétaire des îlots du Secrétariat général et du Cabinet de la Direction générale (élaboration budgétaire, suivi des crédits, engagements, commandes, service fait en relation avec la Direction des affaires financiers et la Direction comptable)
* Suivi financier et administratif des marchés (avocats, commissaires aux comptes)
* Élaboration et suivi des ordres de mission et déplacements professionnels
* Préparation, sécurisation et suivi des documents soumis à signature
* Coordination administrative avec les directions et services du périmètre
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.
Nous sommes faits pour vous car :
Rejoindre l'École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d'innovation unique.
L'École s'engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l'égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l'impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l'École.
Vous bénéficierez des avantages suivants :
* 25 jours de congés + 18 RTT
* Télétravail (selon poste)
* Remboursement du titre de transport : 75%
* Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
* Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
* Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
* Mutuelle prise en charge à 50%
L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.
Vous êtes notre perle rare car :
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à Bac +3 en gestion administrative, finances publiques, administration des organisations ou équivalent, le/la candidat(e) justifie d'une expérience significative (5 à 7 ans minimum) en assistanat de direction avec responsabilités en gestion administrative et budgétaire, idéalement au sein d'un établissement public ou d'une structure à forte dimension institutionnelle. Une expérience en environnement public et la maîtrise des outils budgétaires sont attendues.
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