Secrétaire administrative h/f (h/f)

L'assistante administrative assure le bon fonctionnement administratif de l'OFA (Organisme de Formation par Apprentissage).
Elle participe à la gestion des dossiers des apprenants, au suivi administratif des formations et au soutien administratif de l'équipe pédagogique et de la direction.
ACCUEIL ET SECRÉTARIAT
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (apprentis, familles, entreprises, partenaires). Renseigner et orienter les visiteurs et interlocuteurs.
- Enregistrer, affranchir et envoyer les courriers, colis (CFPPA-OFA et lycée lors des permanences),
- Assurer la gestion des courriels et la transmission des informations.
- Réaliser divers travaux de secrétariat (courriers, convocations, attestations, invitations, mise en forme de documents).
- Participer à la diffusion d'informations et de supports de communication.
- Identifier les besoins en fournitures administratives et assurer le suivi des consommables.
- Assurer les relations jeunes/entreprises/OFA

SUIVI ADMINISTRATIF DES APPRENANTS ET DES FORMATIONS
- Assurer l'enregistrement et la mise à jour des dossiers des apprentis et stagiaires.
- Saisir les contrats d'apprentissage et conventions de formation.
- Assurer le suivi administratif des inscriptions et admissions.
- Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et transmettre les éléments aux organismes financeurs.
- Assurer les relations administratives avec les entreprises, les familles et les partenaires.

GESTION ADMINISTRATIVE / LOGICIELS METIERS
- Utiliser les logiciels de gestion administrative (YParéo, Galia).
- Assurer le suivi des absences, la facturation des pensions et le suivi administratif des dossiers et la vérification et la complétude des contrats et autres dossiers.
- Enregistrer les apprenants et saisir les données administratives, pédagogiques et financières, les contrats et conventions de formation,

SUIVI DES EXAMENS ET PROCEDURES ADMINISTRATIVES
- Inscrire les apprenants aux examens (Indexa2).
- Assurer la transmission des fiches d'épreuves et documents nécessaires aux jurys UC via Resana.
- Participer à l'organisation administrative liée aux examens et à la vie du centre et de l'EPL (élections des représentants des parents, procédures internes).
- Contribuer à la vie de l'établissement : réunions de l'EPLEFPA, projet d'établissement, réunions internes avec le personnel, réunions avec l'équipe pédagogique, réunions diverses, JPO.
- Participer à l'organisation des réunions pédagogiques et administratives,
- Mettre à jour et gérer le stock des documentations,
- Participer à l'élaboration des documents pour la mise en place de la démarche qualité Qualiformagri et sa mise à jour régulière.
- Rédiger et mettre à jour des procédures d'utilisation de logiciels, d'accueil et de suivi des apprenants, de prise en charge.,
- Maintenir l'entretien du photocopieur (encre, papier, incidents divers).
- Bureau de vote (élections des personnels aux instances de l'EPL)
- Assure une fonction de veille : réglementaire et légale, métiers et techniques (économique, sociologique, technologique et méthodologique), techniques pédagogique.
- Contribue à la promotion et au développement des activités, conçoit, suit, évalue des dispositifs de formation, rend compte de sa mission au Directeur de centre