Présentation du poste
Sous l'autorité du Chef d'Établissement Coordonnateur, vous assistez la Direction afin d'optimiser la gestion de son activité. Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'établissement. Vous assurez la gestion et le suivi des dossiers administratifs des enseignants.
Missions principales
A. Secrétariat de direction
Gérer le courrier électronique et postal
Accueillir et orienter les interlocuteurs (parents, élèves, enseignants)
Filtrer les appels et répondre aux demandes
Organiser les réunions (CODIR, CSE) et rédiger les comptes rendus du CODIR
Gérer l'agenda du Chef d'Établissement
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
Centraliser et fiabiliser les informations, mettre à jour les procédures
Assurer une veille d'informations
Participer à l'organisation des événements de l'établissement
Assurer le secrétariat de la Directrice Adjointe en charge du secondaire
B. Ressources humaines enseignants
Gérer les demandes d'emploi et le mouvement des enseignants
Assurer l'intégration des nouveaux enseignants
Suivre les dossiers administratifs (affectations, absences, congés, remplacements, prévoyance)
Gérer les relations avec le Rectorat (transmission de documents, réponses aux demandes, déclarations d'accidents du travail, cumul d'activité)
Veiller au respect des obligations réglementaires
Assurer le suivi des formations et des campagnes administratives
Contribuer à l'organisation des formations collectives
Élaborer l'annuaire des enseignants
Mettre à jour les bases de données (absences, services, HSE, formations, voyages)
Assurer la traçabilité et l'archivage
C. Relations avec les institutions
Respecter les échéances administratives
Renseigner les applications du Rectorat (STS Web, SIECLE, etc.)
Répondre aux enquêtes institutionnelles
Mettre à jour les dossiers et relancer si nécessaire
Préparer les visites d'inspection et les visites officielles
Travailler en coordination avec les directeurs adjoints et les assistantes de cycle
D. Instances représentatives
Organiser les élections des représentants du personnel
Préparer et diffuser les ordres du jour du CSE
E. Gestion des données élèves
Mettre à jour les bases élèves (SIECLE, Charlemagne)
Contrôler la cohérence des données
Traiter les anomalies et mises à jour administratives
F. Communication interne
Contribuer à la qualité de l'accueil et de l'image de l'établissement
Assurer la circulation de l'information entre les interlocuteurs internes et externes
Mettre à jour les affichages et supports internes
Gérer les listes de diffusion et outils (Outlook, École Directe)
Participer à la communication de l'établissement (newsletter, vœux)
Profil recherché
Compétences et savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
Capacité d'organisation et de planification
Compétences en gestion RH administrative
Aptitude à traiter et fiabiliser l'information
Bonne communication écrite et orale
Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler en transversal
Connaissance des procédures administratives liées à l'éducation
Comportements professionnels
Discrétion et respect de la confidentialité
Rigueur et fiabilité
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens du service
Autonomie avec capacité de reporting
Esprit d'initiative
Capacité à travailler en équipe
Formation et expérience
Bac +2/3 minimum (assistant de direction ou équivalent)
Expérience significative sur un poste similaire
Rémunération et avantages
CDI à temps complet annualisé, horaires variables selon planning
Statut Agent de Maîtrise - Strate III (CCN EPNL 3218)
Rémunération : environ 3 000 € brut mensuel selon profil (12 mois)
Mutuelle d'entreprise
Restauration collective sur place
Parking ou participation aux transports selon conditions
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