Coordinateur(trice) administratif et des opérations

Chez Aggreko, nous fournissons des solutions énergétiques pour que les communautés puissent prospérer et les entreprises se développer. Nous apportons de l'énergie, de la chaleur et du refroidissement aux clients et aux communautés, où qu'ils en aient besoin.

Rejoignez notre équipe dynamique en tant que Coordinateur(trice) Administratif et des Opérations, vous serez une ressource indispensable et un pilier central de notre équipe.

Votre rôle est d'alléger la charge de travail du Service Center Manager en prenant en charge des projets clés et des tâches administratives et opérationnelles quotidiennes.

Vous assurez le bon fonctionnement de nos opérations de service grâce à une planification efficace, une gestion rigoureuse et un soutien administratif proactif.

Votre contribution est essentielle pour garantir la fluidité de la documentation client (incluant les informations sur Aggreko, les statistiques, l'éthique et la sécurité), la coordination d'événements (comme les réservations d'hôtels et l'organisation des formations des techniciens avec les relances nécessaires), ainsi que la gestion des accès sites.

De plus, vous êtes en charge de la mise en œuvre et du suivi de tous les plans de prévention et des aspects réglementaires, notamment la coordination et la gestion autonome des valises de test et des détecteurs de gaz à tester tous les six mois.

Vous êtes le garant de l'exactitude des informations dans notre système ERP, un élément vital pour la traçabilité et l'optimisation de nos processus, et contribuez activement à nos objectifs en matière de qualité, de santé, de sécurité et d'environnement (QSHE).

Responsabilités clés :

* Support au Management : Décharger le Service Center Manager en prenant en charge des tâches administratives et opérationnelles clés, notamment sur des projets spécifiques, afin d'optimiser son temps et sa productivité.

* Gestion Documentaire Client : Préparer et maintenir une documentation client complète et précise, incluant des informations sur Aggreko, des statistiques opérationnelles, les principes éthiques et les directives de sécurité.

* Coordination d'Événements et Formations : Gérer l'organisation logistique des événements (réservations d'hôtels, transport...), coordonner les formations internes et externes des techniciens, et assurer les relances nécessaires pour la bonne exécution.

* Planification Stratégique et Coordination Technique : Organiser et attribuer les tâches telles que l'installation, le démantèlement et la maintenance préventive aux techniciens, en veillant à la conformité avec les plannings, les KPI et les procédures d'Aggreko.

* Gestion des Interventions Urgentes : Affecter rapidement les techniciens aux appels de panne des clients et gérer les alertes prioritaires de l'équipe ROC.

* Administration des Ordres de Travail : Superviser l'ensemble du cycle de vie des ordres de travail, de leur envoi rapide aux techniciens à leur examen et clôture précise au sein du système ERP d'Aggreko.

* Intégrité des Données ERP : Maintenir la fiabilité et l'exactitude de l'historique de service des actifs, du statut des actifs et des heures de service, en assurant une gestion rigoureuse des données dans le système ERP d'Aggreko.

* Conformité et Reporting QSHE : Compiler tous les rapports QSHE pertinents et les registres de formation, puis les soumettre à l'agent QSHE régional et au chef d'équipe de service, contribuant ainsi activement à notre culture de sécurité.

* Gestion des Accès : Organiser et surveiller tous les accès nécessaires pour les techniciens afin de faciliter l'accès aux sites restreints et gouvernementaux.

* Plans de Prévention et Réglementation : Coordonner la gestion et le suivi des valises de test et des détecteurs de gaz à tester tous les six mois, en assurant la gestion autonome de ces équipements et le respect des normes réglementaires.

Profil Recherché

Formation :

* Diplôme Bac + 2 minimum dans un domaine administratif (ex: BTS Assistant de Gestion PME-PMI, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, etc.) ou expérience équivalente.

Compétences et Qualités Personnelles (Soft Skills) :

* Proactivité et Autonomie : Capacité à anticiper les besoins, à prendre des initiatives et à gérer ses tâches de manière indépendante.

* Sens de l'Organisation et Rigueur : Excellente aptitude à structurer le travail, à gérer les priorités et à maintenir une grande précision dans la gestion des données et des dossiers.

* Capacité d'Adaptation : Aptitude à évoluer dans un environnement dynamique et à gérer diverses responsabilités simultanément.

* Communication : Bonnes capacités d'écoute et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, pour interagir efficacement avec les équipes internes et les partenaires externes.

* Esprit d'Équipe : Aptitude à collaborer et à soutenir activement les membres de l'équipe technique et le management.

* Maîtrise des Outils Informatiques : Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et familiarité avec les systèmes ERP.

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Equal employment opportunity

We welcome people from different backgrounds and cultures, and respect people's unique skills, attitudes and experiences. We encourage everyone to be themselves at work because we know that's how we do our best, for each other, for our customers, for the communities where we work, and for our careers.

We are an equal opportunity employer. If you apply for a role at Aggreko, we will consider your application based on your qualifications and experience, and not on your race, colour, ethnicity, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or veteran status.