Chargé.e d'accueil et de gestion administrative. (h/f)

CONTEXTE ET MISSION GÉNÉRALE
La Société Coopérative d'Intérêt Collectif « Quartier Rural en Transition de Lustrac » recrute un(e) chargé.e de gestion administratif.ve et chargé.e d'accueil pour son Centre d'Écoconstruction, de Ressources et de Formation (CERF) à Trentels, pour un contrat à temps partiel (50%).
Au sein du CERF :
. vous assurez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, stagiaires, formateurs, fournisseurs, partenaires.
. vous gérez l'ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement du centre et au suivi des formations, en garantissant la qualité du service et le respect des procédures.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueil et Information :
Accueil physique et téléphonique des visiteurs, stagiaires, formateurs, fournisseurs, partenaires
Renseignements sur les formations proposées, et d'une manière générale sur les activités du CERF
Orientation des interlocuteurs vers les services ou personnes compétentes

- Gestion Administrative et Comptable :
Constituer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires (inscriptions, pièces justificatives)
Établir les conventions de formation
Suivre les plannings de formation et réserver les salles
Gérer les émargements et attestations de présence
Établir les attestations de fin de formation
Assurer le suivi des évaluations et enquêtes de satisfaction
Assurer le suivi des facturations (clients, OPCO, financeurs)
Effectuer le suivi des règlements et relances
Gérer les commandes de fournitures et matériel pédagogique
Tenir à jour les tableaux de bord et statistiques d'activité
Archiver et classer les documents selon les procédures

Coordination et Communication :
Assurer la liaison entre les formateurs, les stagiaires et la direction
Préparer et diffuser les convocations et supports de communication
Participer à l'organisation d'événements (journées portes ouvertes, réunions)

Qualité et Réglementation :
Respecter les procédures qualité et contribuer à leur amélioration
Veiller au respect des obligations réglementaires (Qualiopi)
Participer aux audits qualité et préparer les documents nécessaires

COMPÉTENCES REQUISES
- Savoir-faire (compétences techniques) :
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Gestion des priorités et organisation
Tenue de tableaux de bord et reporting
- Savoirs (connaissances) :
Connaissances et compétences reconnues en gestion comptable et administrative
Atouts :
Connaissance du secteur de la formation professionnelle
Maîtrise des dispositifs de financement de la formation (CPF, OPCO, France Travail)
- Savoir-être (qualités personnelles) :
Excellent relationnel et sens de l'accueil
Discrétion et confidentialité
Rigueur et sens de l'organisation
Réactivité et adaptabilité
Esprit d'équipe
Atout : appétence pour l'écoconstruction

PROFIL RECHERCHÉ
Formation : Bac Pro minimum en gestion administrative
Expérience : Une première expérience réussie sur un poste similaire dans un organisme de formation serait appréciée

CONDITIONS D'EXERCICE
Horaires de bureau avec amplitude variable selon les sessions de formation
Travail sur écran
Contact permanent avec différents publics
Polyvalence et gestion de multiples dossiers simultanés

DÉPÔT DES CANDIDATURES
Date limite de candidature : vendredi 2 janvier 2026
Envoi des dossiers CV et lettre de motivation
Entretiens prévus pour les candidatures retenues : mercredi 7 janvier matin, au CERF (1635 Route du Lot, 47140 Trentels)