L'université de Toulon recrute un adjoint en gestion de la scolarité (F/H) pour l'école d'ingénieurs SEATECH. Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.
En plus de la formation initiale sous statut étudiant, SeaTech propose deux diplômes par apprentissage dans les spécialités Matériaux et Systèmes Numériques. Le Service de scolarité pédagogique des formations par apprentissage de SeaTech est composé de deux personnes positionnées au sein du pôle Activités pédagogiques de la Direction Administrative de Site de l’école et travaillant en lien fonctionnel étroit avec les deux responsables des formations par apprentissage.
La personne recrutée aura en charge la gestion administrative et pédagogique d’une formation ingénieur en apprentissage (i.e. les 3 années de formation du cycle ingénieur)
Activités principales :
* Dans le respect des réglementations imposés des domaines d’activités
* Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
* Assurer l’accueil des apprentis et des intervenants extérieurs/intérieurs. Assurer le suivi de la vie universitaire et la scolarité de SeaTech, informer et orienter les étudiants dans leurs démarches,
* Assurer le secrétariat, l’assistance technique et logistique et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des formations par apprentissage (Cactus, Net Ypareo (outils de Formasup Méditerranée), Apogée, e-candidat, Hyperplanning (outils de l’Université de Toulon)),
* Assurer les inscriptions pédagogiques des alternants (Cactus, e-candidat), suivi et archivage de l’assiduité des apprentis (absences justifiées et injustifiées, attestations/certificats médicaux),
* Construire les emplois du temps en concertation avec l’équipe pédagogique et les intervenants extérieurs, réserver les salles et les équipements nécessaires au bon déroulé des enseignements. Maintenir à jour les emplois du temps suite à de possibles modifications (Hyperplanning),
* Assurer la logistique des formations en liaison avec les responsables de formation et les alerter en cas de dysfonctionnements,
* Assister le responsable de formation sur le suivi pédagogique[1] des apprentis (coordonner le planning de différentes actions, centraliser et saisir des notes, organiser les examens de rattrapage, faire le suivi pédagogique par cours et par niveau)
* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, compte-rendu de réunion, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser,
* Classer et archiver des documents,
* Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure,
* Diffuser de l’information en particulier sur les dispositifs de formation et conseiller les publics (Participer aux Journées Portes Ouvertes, forums de recrutement, envoi de flyers),
* Veiller à la rédaction, à l'actualisation et à l'archivage des supports de communication et veiller scrupuleusement au référencement et archivage des documents internes administratifs (selon les procédures),
* Participer à l'organisation des évènements en lien avec la formation par apprentissage (journée de rentrée des étudiants, journées des Maitres d’Apprentissage, journées de co-création, challenge entreprise, soutenances des trois années)
* Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes,
* Effectuer un suivi régulier des dépenses engagées annuellement en lien avec le responsable de formation
Contraintes particulières :
Être disponible pendant les temps forts de l’année universitaire (recrutement, inscription, rentrée, jurys, JPO),
Participer aux forums formation et aux journées portes ouvertes.
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : Das Seatech - Pôle Activités pédagogiques - Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €
Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
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