Assistant(e) de formation h/f

Vos missions en quelques mots Mission : L'assistant(e) de formation assure l'ingénierie formation d'un portefeuille d'actions de formation régionales au bénéfice des 5 Délégations Franciliennes et des actions de formation nationales pour les commanditaires de l'établissement (Directions Fonctionnelles, Instituts, MITI). Il/elle collabore et apporte son appui aux chargé(e)s d'ingénierie de formation et d'ingénierie pédagogique dans la mise en œuvre et le suivi des actions de formation dont ils/elles ont la responsabilité Activité : - Planifier, mettre en œuvre et évaluer des actions de formation - Assister la chargée d'ingénierie de formation et d'ingénierie pédagogique dans l'élaboration et le suivi des actions de formation collectives et des actions nationales de formation - Gérer les aspects administratifs (convocations, mise à jour de l'outil et des tableaux de bord) - Accueillir les stagiaires et introduire les formations - Gérer les aspects budgétaires des actions de formation (bons de commande, service fait, workflows, suivi du budget par portefeuille) - Mettre en œuvre des conventions de formation, imputer les dépenses, procéder aux engagements de commandes et au suivi des factures - Structurer et diffuser l'information sur les actions de formation - Communiquer auprès des différents publics - Suivre le traitement des dossiers avec les services internes, les fournisseurs et les Délégations Régionales - Avoir un rôle d'interface avec les partenaires internes (notamment le SFC, le pôle informatique, la DRH/SDP), les Délégations Régionales et les prestataires. En fonction du profil et des compétences de la personne recrutée, des missions transverses pourront lui être confiées (ex : référent outil, implication dans des projets de délégation). Profil recherché Contexte : Le service mutualisé d'Ile-de-France (IFSeM), rattaché à la délégation Ile-de-France Villejuif, a été créé au CNRS en 2015 pour optimiser les ressources au bénéfice des délégations régionales franciliennes, tout en conservant la qualité aux usagers et en développant une expertise. Ce service intervient dans les domaines de compétence suivants : formation, achats, informatique et patrimoine immobilier/logistique au service des 5 délégations régionales d'Ile-de-France. Le pôle formation du service mutualisé prend en charge, au bénéfice de l'ensemble des délégations régionales d'Ile-de-France, l'ingénierie de formation, la mise en œuvre et l'évaluation des formations collectives répondant aux besoins de formation identifiés par les 5 délégations régionales. Dans ce cadre, il planifie et coordonne des actions de formation qui sont déployées sur les sites représentatifs de la région Ile-de-France, à savoir : Ile-de-France Gif-sur-Yvette, Ile-de-France Meudon, Ile-de-France Villejuif, Paris Centre et Paris Michel Ange. Le pôle formation de l'IFSeM est composé de 10 personnes : 1 responsable, son adjointe, 2 conseillères formation et 5 assistants formation. L'activité est répartie en portefeuille pour chaque équipe de 2 ou 3 personnes. L'assistant(e) de formation travaille au sein d'une de ces équipes. Il/elle dépend hiérarchiquement de la Responsable de pôle et fonctionnellement de la coordinatrice de l'équipe. Un accompagnement à la prise de fonction et au fonctionnement du service est prévu dès l'arrivée. Le poste est situé à Villejuif. L'assistant(e) de formation se déplace en Ile-de-France de façon occasionnelle. Competence : Savoirs : -Maîtriser l'environnement bureautique classique (Pack office) -Maîtriser les outils de gestion de formation et de gestion budgétaire : comme par exemple SIRHUS, Geslab, Core -Maîtriser les techniques de présentations orales et écrites -Avoir des connaissances sur les techniques de gestion administrative et budgétaire -Des connaissances sur les outils et méthodes de l'ingénierie de formation constitueraient un atout Savoirs faire : -Savoir planifier les activités en tenant compte des priorités, des échéances et des imprévus -Savoir rendre compte de son activité -Savoir concevoir des tableaux de bord -Appliquer des procédures et des règles Savoirs-être : -Avoir le sens du travail en équipe, de la diplomatie et de la confidentialité -Avoir de bonnes qualités relationnelles, le sens de l'écoute et du service -Faire preuve de rigueur et d'organisation -Etre réactif/ve et orienté/e solution Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil