Overview
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante. Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers et est étroitement lié à lUniversité de Bordeaux.
Ils participent à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu’à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes. La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Le Poste
Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales, l’assistante de direction facilite l’organisation quotidienne des Directeurs des Ressources Humaines. En collaboration avec une seconde assistante de direction, elle assure les missions dédiées au secrétariat central de la Direction des Ressources Humaines. Les dossiers sont traités au sein de la Direction des Ressources Humaines, en lien avec la direction générale, les directions fonctionnelles, l’ensemble des services du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.
Missions de secrétariat
* Gérer les agendas des Directeurs des Ressources Humaines.
* Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des rendez-vous, réunions, visites, conférences et événements (planification, logistique) en respectant les délais de mise en œuvre, les échéances et la cohérence des réunions.
* Planifier et organiser les déplacements des Directeurs des Ressources Humaines : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements.
* Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques.
* Traiter les courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
* Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents variés (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama).
* Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat.
* Assurer l’interface avec l’interne et l’externe.
* Prise en charge des aspects logistiques (gestion des véhicules, des salles de réunions…).
Missions spécifiques liées au poste
* La préparation et le suivi des instances organisées par la Direction des Ressources Humaines (CSE, FSCT et CSO).
* L’appui administratif auprès des unités de la Direction des Ressources Humaines.
La continuité du poste est organisée avec la seconde assistante de direction du pôle RH. Les deux professionnels impliqués travaillent en 7h30, sur des plages horaires éventuellement variables, pour assurer la présence nécessaire aux activités du secrétariat et se remplacent lors des absences.
Profil recherché
* Connaissances
* Intérêt pour le secteur public et les ressources humaines
* Une expérience réussie dans des fonctions similaires est impérative
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement
* Techniques de communication
* Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
* Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
* Savoir faire
* Structurer son travail
* Savoir planifier et respecter les délais
* Evaluer et hiérarchiser des besoins
* Rédiger et mettre en forme les documents
* Savoir gérer les aléas
* S’adapter aux différents interlocuteurs
* Filtrer et orienter les informations
* Savoir-être
* Grand sens de la confidentialité
* Capacité d’adaptation
* Sens de l’organisation
* Réactivité
* Sens relationnel
* Savoir accueillir
* Savoir s’exprimer oralement
* Rigueur
* Autonomie
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