PRÉSENTATION DE L'ASSOCIATION :
Située à Paris, à proximité de la place de la Nation, l'association dédiée à la recherche et à la formation dans le domaine de la cardiologie recrute pour le Service Congrès :
Assistant chef de projet événementiel congrès (h/f)
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous l'autorité de la directrice exécutive, vous assistez les chefs de projets du service congrès dans l'organisation de congrès spécialisés dans le domaine de la cardiologie.
A ce titre, vos missions portent sur plusieurs volets :
Gestion des inscriptions congrès :
- Paramétrage et mise à jour des sites web des congrès (outil : Key4register),
- Gestion administrative liée aux projets : devis, échanges de mails, traitement et facturation des inscriptions des congressistes (5 congrès de 300 à 800 participants par an),
- Traitement des bons de commandes (sur Chorus Pro) et gestion des conventions de formation,
- Pointage et suivis des paiements,
- Relance des impayées,
- SAV et information aux participants aux congrès,
Préparation et commande du matériel congrès :
- Commande et gestion des stock de planches d'impression, de badges, cordons et tout matériel nécessaire à la logistique dans le cadre du congrès (y compris goodies et autres supports marketing),
- Impression des badges congressistes,
Gestion de la logistique des invités :
- Gestion des demandes d'hébergements des congressistes invités,
- Suivis, vérification et validation des notes de frais,
Gestion du stand :
- Participation à l'organisation et à l'accueil sur les événements,
- Gestion du stand sur place pendant le congrès (y compris information aux congressistes et impressions de badges),
- Préparation des book organisateurs et du book hôtesses,
- Encadrement des hôtesses pendant le congrès,
DESCRIPTION DU PROFIL
Force de proposition, vous maîtrisez les outils informatiques et les règles d'orthographe et de grammaire.
Disponible et rigoureux, vous connaissez les usages en termes de RGPD et êtes respectueux de la confidentialité des données que vous aurez à traiter.
Doté de bonnes capacités d'écoute et de discernement, vous faites preuve du sens du service et aimez le travail en équipe.
Une connaissance et de précédentes expériences sur l'outil Key4register serait fortement appréciable.
Une expérience de 3 ans sur un poste similaire serait un plus.
Poste à pourvoir dès février 2026.
Possibilité de télétravail 2 jours par semaine.
Déplacement en France métropolitaine à prévoir lors des congrès.
Poste CDI à temps complet (35 heures semaine).
Rémunération : en fonction du profil
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