Assistant administratif et financier de la direction de la communication

Vos missions en quelques mots • Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations relevant de la Direction, • Assure des tâches administratives diverses. • Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations : ◦ participe à l'élaboration du budget communication et en assure le suivi, ◦ est référent au sein de la Direction de l’ensemble des procédures administratives, financières et juridiques concernant les consultations et marchés, ◦ coordonne la mise au point et prend en charge une partie de la rédaction des consultations et des marchés publics, en liaison avec les collaborateurs de la Direction de la communication et la Direction Finances et Commande publique, ◦ suit la passation et la notification des marchés en lien avec le pôle Ressources et Accompagnement des Transformations, ◦ vérifie les services faits en relation avec les agents de la Direction communication concernés, ◦ élabore et anime les protocoles et outils nécessaires pour : ▪ La gestion des documents (marchés – commande – produits), ▪ La préparation budgétaire (BP – DM1 – DM2), ◦ assure le suivi et la programmation des marchés afin d’anticiper les renouvellements et nouvelles procédures ◦ assure le suivi des mises en concurrences dans l’arborescence dédiée à la direction afin d’être en mesure de fournir des informations susceptibles d'être utilisées par le Contrôle de Gestion (MEOP), ◦ assure le suivi des plannings de manifestations et d’affichages. • Assure des tâches administratives diverses : ◦ Rédige des notes et des courriers divers, ◦ Organise la vie professionnelle du Directeur et de l’Adjoint au Directeur en l’absence de l’assistante de direction, ◦ Assure la continuité du secrétariat de la Direction en l’absence/tuilage de l’assistante de Direction : ◦ Assure l’accueil physique et téléphonique, courriers et notes entrants et sortants, ◦ Gère les fournitures, matériels bureautiques et informatiques, l’archivage, ◦ Gère les fichiers d’adresses et les publipostages nécessaires sur les différents événements (envoi, suivi, retour), ◦ Apporte une assistance à l’équipe de Direction dans le suivi d’activité des dossiers transversaux ou généraux : conception de tableaux de bord, contrôle du respect des délais, mise en synergie des acteurs concernés, ◦ Accompagne les collaborateurs dans la rédaction de courriers, l’envoi de places et de lots des jeux concours. Profil recherché TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs Connaître les notions et principes fondamentaux de la comptabilité générale (règlementation, nomenclature) et des marchés publics Respecter sur le plan budgétaire, comptable et contractuel l'exécution financière des marchés publics Suivre l’exécution budgétaire Contrôler la gestion et les engagements Apprécier la validité des pièces justificatives Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers Utiliser les applicatifs métiers Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES Connaître les principales règles de la commande publique Connaître les procédures administratives liées à l'activité du service Suivre et gérer des dossiers Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes) Utiliser les fonctions usuelles de mise en page de document afin d'élaborer et de présenter tout type de document (courriers, notes, dossiers,) Trier, classer et archiver des documents Connaître l'organisation et les services de la collectivité ou de l'établissement Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, annuaire) Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels