Coordinateur(trice) traiteur

Description du poste

Lieu : Paris 14ᵉ

Service : Direction Événementiel et Location d’Espaces – Service Colloques & Congrès

Type de poste : Non-cadre – Temps plein – CDI

Salaire : à partir de 42K sur 13 mois

Prise de poste :Dès que possible

Rôle : Vous prenez en charge l’ensemble de l’activité traiteur au sein de la Fondation nationale CIUP.

Vous construisez, pilotez et faites évoluer l’offre, coordonnez les prestataires et accompagnez les équipes commerciales pour garantir une prestation de restauration de qualité, cohérente avec l’identité culturelle et patrimoniale du site.

Vous veillez également au respect strict des normes et engagements des prestataires extérieurs.


* Pilotage de l’activité traiteur et développement commercial

* Concevoir, mettre à jour et commercialiser l’offre traiteur (tarifs, prestations, évolutions).
* Gérer les demandes traiteur : élaboration et envoi des estimations budgétaires et des propositions commerciales.
* Réaliser les demandes de devis auprès des prestataires, comparer les offres et négocier les tarifs et conditions afin d’optimiser la marge et la qualité des prestations.
* Mener les négociations commerciales avec les clients (prestations, options, budgets, conditions contractuelles).
* Proposer des axes d’amélioration et contribuer au développement stratégique du service.
* Préparer les reportings et tableaux de bord, analyser les performances commerciales.
* Construire des indicateurs de performance et suivre les objectifs fixés par la direction.
* Organiser des testings, participer aux éductours et valoriser l’offre auprès des prospects et clients.
* * Analyse des besoins & conseil client

* Traiter les demandes sur-mesure et analyser les cahiers des charges en lien avec les commerciaux.
* Évaluer la faisabilité logistique et financière des prestations traiteur.
* Conseiller les clients et les orienter vers les solutions les plus adaptées à leurs objectifs, contraintes et budgets.


* Gestion administrative
* Vérifier les éléments administratifs des prestataires.
* Négocier les conditions financières avec les fournisseurs (en lien avec DELE & Achats).
* Participer aux conventions, appels d’offres et aux commandes fournisseurs.
* Assurer le suivi facturation (Bpack) et la gestion des articles sous UBS.
* Clôturer les événements et élaborer les PV si nécessaire.





* Coordination des prestations
* Définir les besoins en personnel intérimaire et organiser leur répartition.
* Assurer le lien avec le responsable des maîtres d’hôtel traiteur.
* Coordonner les prestations avec les équipes techniques et commerciales.
* Gérer un secteur fonctionnel lié aux mobiliers et aux offices traiteur.
* Organiser les prestations annexes et assurer le suivi des fournisseurs.
* Veiller au déroulement optimal des événements et à la satisfaction client.
* Qualité, hygiène & sécurité
* Contrôler la qualité des produits et prestations traiteur.
* Garantir l’application des normes HACCP dans tous les offices (Maison Internationale + maisons rattachées).
* Reporting & veille
* Assurer un reporting régulier et annuel de l’activité.
* Suivre et développer le chiffre d’affaires.
* Réaliser une veille sur le marché, la concurrence et les tendances clients.
* Communication & événementiel
* Participer aux actions de promotion (salons, forums…).
* Mettre à jour et valoriser les supports promotionnels (plaquettes, affiches, site web, goodies…).
* Activités complémentaires
* Assurer ponctuellement la permanence du service Colloques & Congrès : accueil, suivi, gestion des sorties de clients.
* Travailler en polyvalence sur d’autres projets en fonction des besoins du service.

Profil recherché

* Formation
* Bac+2 à Bac+3 en Hôtellerie-Restauration.
* Spécialisation type Traiteur – Organisateur de réceptions / Événementiel & Banqueting recommandée.
* Maîtrise des normes HACCP indispensable.
* Expérience
* Minimum 3 ans sur un poste similaire.
* Compétences techniques
* Connaissance approfondie du secteur traiteur (hygiène, politique tarifaire…).
* Gestion de projets & coordination opérationnelle.
* Techniques commerciales & relation fournisseurs.
* Négociation, élaboration d’offres, gestion budgétaire.
* Maîtrise des outils informatiques métiers.
* Bon niveau d’anglais.
* Qualités personnelles
* Esprit d’analyse et sens de la synthèse.
* Diplomatie, sens du service et relation client.
* Organisation, rigueur, réactivité.
* Aisance relationnelle, dynamisme, autonomie.
* Capacité à travailler en équipe et à gérer le stress.
* Disponibilité & sens de l’écoute.
* Savoir-faire
* Gérer les priorités, coordonner les activités traiteur.
* Négocier les contrats & conditions financières.
* Proposer, structurer et promouvoir une offre cohérente.
* Encadrer et coordonner le personnel intérimaire.
* Assurer la liaison entre services internes & prestataires.

Spécificités du poste

* Horaires flexibles ponctuellement (soirées, jours fériés, dépassements).
* Missions susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

Avantages

* Le 13ème mois et prime d’ancienneté à partir d'un an d'ancienneté
* Plusieurs points de restaurations
* Une mutuelle d’entreprise
* Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP
* Un CSE dynamique

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre notre établissement, c’est intégrer une structure dynamique et reconnue, où vous pourrez développer vos compétences au sein d’une équipe engagée et participer à des projets événementiels ambitieux au cœur d’un site unique.