Le/La responsable du centre national des archives définit et pilote la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives à l’échelle nationale.
Il/Elle coordonne et supervise les activités de l’équipe dont il a la responsabilité.
Il/Elle représente la direction à l’externe et développe un réseau de partenaires.
Gestion des documents/Records Management en amont des transferts :
- Supervise et coordonne la politique de records management de l’Afpa à l’échelle nationale
- Cartographie les activités, les rôles, les missions et à la production documentaire des directions
- Formalise, en concertation et collaboration avec les métiers et services concernés, la gestion de leurs documents/données afin d’en garantir l’authenticité, la confidentialité, la pérennité et l’intégrité
- Émet un diagnostic et des préconisations dans la conduite d’un audit de gestion des archives
- Assure la conservation, l’accès et la circulation des documents/données
- Conçoit et pilote la production d’outils de gestion (tableau de gestion, référentiel, procédure, etc…)
- Encadre l’animation du réseau de correspondants archives et partenaires
- Elabore et contrôle les procédures et leur mise en œuvre
Collecte et traitement des documents :
- Porte la politique de collecte et le traitement des archives
- Conçoit des circulaires et rédige les procédures de versement et d’élimination d’archives
- Replace les activités des services dans un contexte plus large pour comprendre les règles de répartition des archives
- Elabore un plan de classement dans le respect de l’intégrité matérielle et intellectuelle des documents/données
- Définit la politique de conservation matérielle des collections et pilote la mise en œuvre des solutions préventives et curatives
- Conduit des projets de construction/aménagement de bâtiment d’archives, déménagements et mouvements de collection
- Fixe et contrôles les règles d’accès et de sécurité au site d’archives
- Elabore et contrôle l’application des procédures de conservation
- Accompagne et contrôle des services et partenaires dans l’application des procédures réglementaires sanitaires et sécuritaires en matière de conservation d’archives
- Coordonne les actions de suivi des conditions de conservation matérielle, de l’intégrité des collections
- Coordonne l’entretien courant des collections en fonction des types d’archives
- Conçoit met en œuvre des actions de prévention et de gestion de sinistre
Communication et valorisation :
- Encadre l’application et la mise en oeuvre la réglementation et les procédures en matière de communication et de réutilisation des documents/données (CNIL, CADA, RGPD, propriété intellectuelle, règlement de salle de lecture)
- Mène des projets de communication et valorisation interne ou externe
- Détermine les programmes de formation/sensibilisation à mettre en oeuvre
- Rédige le programme annuel en matière d’archivage et rends compte de son exécution dans le cadre des missions nationales de service public (MNSP) de l’Afpa
- Supervise l’animation de réseau de correspondants archives, partenaires, services producteurs/versants
Management d’équipe :
- Assure le lien hiérarchique de l’équipe dont il a la responsabilité
- Assure la veille légale et réglementaire et la diffuse au sein de l’organisation et de l’équipe
- Gère le budget du service
- Pilote les projets en matière d’archivage
Représentation interne et externe de la fonction archives :
- Participe à des groupes de travail ou événements scientifiques et techniques autour de la thématique de l’archivage
- Développe et anime un réseau de partenaires
Formation de niveau 7 (Bac+5 minimum) + expérience professionnelle très significative acquise dans le domaine du traitement et de la gestion des archives + expérience managériale
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