Fort de son développement dans le secteur de la formation pour des personnes en situation de handicap, nous recrutons un(e) chargé(e) administratif(ve) de formation à temps complet. L'assistant ou l'assistante de formation assure le suivi administratif et logistique des actions de formation. Il ou elle assiste le dirigeant de l'entreprise PIC FORMATION. Tout cela dans le respect de notre charte qualité et notre certification Qualiopi.
Nous sommes une petite équipe de 8 salariés et 40 formateurs. Nos valeurs de respect et d'engagement fait de PIC FORMATION un TPE où il fait bon de travailler efficacement pour de belles causes !
Nous venons de déménager au Parc EverEst 2 à Genas avec 260 m² de bureaux, salles de formation, open space et terrasse dans un quartier neuf et dynamique.
Le métier nécessite de la polyvalence et donc de l'organisation et de la rigueur. L'assistant de formation doit avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques, des qualités d'écoute et de communication et des aptitudes relationnelles. Vous avez un sens relationnel aigu, vous écoutez et acceptez la contradiction, maîtrisez les techniques relationnelles au téléphone et à l'écrit, avez le goût du travail en petite équipe... Alors rejoignez une équipe dynamique pour contribuer à notre développement !
Vos principales missions seront de : Tâches administratives 50%
-Créer des dossiers RH FORMATION/ clients / action sur notre outil de gestion de la formation.
-Planifier des actions de formations.
-Réaliser des conventions de formations
-Gérer et suivre des contrats de prestations avec les formateurs salariés ou libéraux
-Mettre en page et éditer des supports de formation en version Word et/ou PPT
-Préparer des dossiers d'animations : Éditions émargements, quiz d'évaluation des compétences, attestations, évaluations de formation et envois en respect des délais sur Excel, Word ou Google Forms
-Post formation : facturer les formations / frais des intervenants et compiler les synthèses d'évaluation des participants et du formateur.
-Selon profil et aptitudes comptabilité générale client/fournisseur.
Autres taches :
-Tris et traitement du courrier : factures à régler / accord de prise en charge des OPCO.
-Selon profil comptabilité de 1er niveau fournisseurs et clients
-Contrôle et suivi des process qualité Qualiopi en lien avec la direction.
Tâches d'assistant(e) commercial(e) 50% : Un véritable bras droit : Accompagne la gestion et le développement commercial du portefeuille du dirigeant.
-Assiste le dirigeant de l'entreprise dans la mise en œuvre commerciale des formations.
-Réaliser des offres de formation en lien avec le dirigeant.
-Prendre des rendez-vous pour le dirigeant.
-Mettre à jour les dossiers avant les visites aux clients.
-Déléguer une partie de ses dossiers.
-Mettre à jour le catalogue électronique CANVA et le site internet.
En résumé : Ses compétences et savoir-être
- Aimer le travail d'assistant commercial et administratif
- Avoir un sens relationnel aigu : savoir écouter
- Maîtriser les techniques relationnelles au téléphone
- Maîtriser la rédaction parfaitement, très bonne orthographe et grammaire
- Connaître et maîtriser l'outil informatique Office 365 (Word, Excel et PowerPoint principalement)
- Etre à l'aise avec tous les moyens de communication
- Avoir le goût du travail en petite équipe
- User de polyvalence
Vous devez connaître le secteur de la formation de préférence. A défaut vous serez formé sur le secteur d'activité.
Horaires et jours de travail à définir sur 35H : horaires habituelles du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.
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