Description de l'entité
Le service relations publiques et protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.
Missions
Missions principales :
1. Assurer la coordination des déplacements avec chauffeur effectués par les élus ou les collaborateurs
2. Assurer le suivi de l'exploitation du parc automobile de la Région Normandie
3. Assurer un suivi des diverses courses ou autres déplacements sollicités par le Cabinet du Président
Activités principales attendues sur le poste :
4. Management d'une équipe de 13 chauffeurs répartis sur le site de Rouen et le site de Caen, dont 2 chauffeurs car podium.
5. Coordonner et planifier l'activité du pôle (déplacements du Président et élus/collaborateurs, entretien du parc automobile, courses,...)
6. Définir les objectifs, accompagner les agents dans le cadre de leurs fonctions, développer une dynamique de groupe
7. Concevoir les outils de suivi et les procédures, être le relais d'information auprès des agents
8. Elaborer les fiches de poste et assurer les entretiens annuels d'évaluation
9. Recenser les besoins de formation
10. Assurer un suivi rigoureux des temps de travail des chauffeurs notamment et de la planification de leurs missions (coupures, repos, congés ...)
11. Planifier le travail de suivi et d'entretien du parc entre les chauffeurs
12. Contrôler à chaque fin de mois les heures de travail déclarées par les chauffeurs ainsi que les demandes de remboursement de frais et envoi au chef de service.
13. Assurer un suivi de l'activité au quotidien sur les 2 sites : Suivi des demandes des déplacements avec ou sans chauffeur Suivi des demandes de courses Suivi de l'exploitation du parc automobile : véhicules du pool, véhicules chauffeurs, véhicules attribués (de fonction ou de service) et suivi de l'entretien de cette flotte automobile
14. Planifier le renouvellement de la flotte automobile en lien avec le service Achats
15. Suivre la sortie des véhicules du parc automobile ( sortie d'inventaire, délibération, lien avec les lycées dans le cadre des dons, mise en ligne des annonces sur site d'enchères...)
16. Veiller au respect du code du travail et du code de la route
17. Superviser la veille sur Tuboujou
18. Suivi du budget du pôle et de l'exécution des marchés publics liés à l'entretien du parc automobile : Prospective budgetaire, suivi du budget par l'établissement de tableaux de bord Reconduction et/ou rédaction des cahiers des charges des marchés publics/accords-cadres, analyse des offres, suivi de l'execution des marchés/accords-cadres
19. Rendre compte à la hiérarchie et alerter en temps utile
20. Le cas échéant, participation aux réunions de travail avec le Cabinet du Président et les directions concernées
Profil
21. Connaître les règles de fonctionnement des collectivités territoriales
22. Connaissance des règles de marchés publics et gestion budgétaire
23. Savoir manager et communiquer
24. Savoir motiver, impliquer et mobiliser
25. Savoir gérer les conflits
26. Maitriser les règles de gestion du temps de travail (coupures, amplitudes horaires ...)
27. Savoir travailler en équipe et de manière transversale
28. Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Outlook, Word, Excel, ...)
29. Maitriser les techniques rédactionnelles
30. Connaitre les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
31. Connaitre les procédures de marchés publics
32. Maitriser les règles d'expression orale et écrite de qualité
33. Probité
34. Rigueur
35. Disponibilité
36. Diplomatie
37. Adaptabilité
38. Qualités relationnelles
39. Respect du secret professionnel et du devoir de discrétion
40. Esprit d'équipe
Conditions générales
Relations fonctionnelles internes/externes :
41. Relations avec les personnels de la collectivité
42. Relations avec les élus et collaborateurs du Cabinet
43. Relations avec les prestataires externes, fournisseurs
44. Relations constante avec le donneur d’ordres
45. Relations éventuelles avec le public, partenaires
Conditions de travail :
46. Horaires variables en fonction des plannings
47. Forte disponibilité, amplitudes horaires importantes
48. Déplacements réguliers et fréquents sur les sites de Rouen et de Caen (positionnement des équipes entre Caen et Rouen)
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité innovante qui favorise
49. L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu’à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations d'actions sociale, de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs ;
50. Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile travail ; Gare SNCF à proximité ;
51. Une carte titres restaurant (Caen) ; un restaurant administratif (Rouen)
52. Un plan de prévention santé au travail ; Une participation à une mutuelle labellisée ;
53. Le management agile à travers des campus dédiés ;
54. La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d’un plan de formation novateur.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement.
Ce poste vous attire ? N’attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de votre dernier diplôme
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