Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif avec expérience en tant que réceptionniste en hôtellerie pour assurer le secrétariat et la conciergerie de la résidence tout en accompagnant le directeur adjoint.
Poste du mardi au samedi 10H/18H pour une prise de poste dès que possible.
VOS MISSIONS:
-Accueil et satisfaction des résidents et de la clientèle touristique.
Accueillir les résidents, visiteurs et partenaires extérieurs.
Assurer le suivi des messages.
Répondre aux appels du dispositif d'urgence, se rendre au domicile résident afin de caractériser l'urgence et appliquer les procédures en vigueurs (appeler les secours si nécessaire).
Etre vigilant quant à l'état physique et moral des résidents.
-Gestion administrative:
Assurer le secrétariat de l'ensemble de la résidence.
Gérer les demandes des services para-hôteliers, prestations annexes.
Gérer les demandes d'interventions ponctuelles en lien avec le coordinateur.
Remonter les besoins achats de la résidence et vérifier la gestion des stocks.
Aider à la préparation de la facturation des résidents et participer à la saisie sur les logiciels internes.
Suivre les éléments contractuels clients (devis, contrat, règlements de fonctionnement).
Participer à la continuité de l'activité de la résidence en lien avec l'ensemble des chefs de service de
la résidence et la direction.
Aider à la préparation des salaires
Réaliser les états des lieux des clients en lien avec l'Agent technique et l'équipe de direction.
-Gestion commerciale de la résidence
Suivre le taux d'occupation de la résidence.
Participer aux objectifs commerciaux.
Participer à la continuité de l'activité de la résidence en lien avec l'équipe de la direction.
Veiller à développer l'image de marque de la résidence.
Participer à l'organisation d'évènements développant la notoriété de la résidence.
Aider au développement de la rentabilité de la résidence.
-Qualité
Veiller au respect des règles de déontologie et de la mise en application des processus de la certification et de labellisation.
COMPETENCES REQUISES
Diplôme niveau IV (Bac) ou une expérience de 3 ans justifiée, idéalement dans le secteur des entreprises de services ou dans l'hôtellerie.
Titulaire du permis de conduire (B) depuis plus de 2 ans.
Maitriser les outils bureautiques (Pack office) et les outils de communication (internet, messagerie.).
Connaissance du public vulnérable.
Savoirs-être/
Méthodologie/Organisation/Maîtrise de soi/Diplomatie/Aisance relationnelle/Sens de l'écoute et du dialogue/Savoir s'adapter à des publics divers et prendre du recul/Capacités d'écoute /Ouverture d'esprit/Faire preuve de patience/Discrétion/Esprit d'équipe
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