Chargé(e) des projets (h/f)

- Mission principale :
- Participer à la mise en œuvre et au suivi administratif des projets transversaux de l'établissement (projet d'établissement, CPOM, autorisations d'activité, développement durable, culture et santé.).
- Missions découlant de la mission principale :
- Assurer le suivi administratif des projets confiés ;
- Préparer les réunions et participer aux groupes de travail ;
- Élaborer et mettre à jour les documents méthodologiques et administratifs liés aux projets;
- Collecter et organiser les données pour les indicateurs de suivi ;
- Contribuer à la formalisation et à l'évaluation des actions menées.

DESCRIPTION DES ACTIVITES (liste non exhaustive)
- Suivi et mise à jour des calendriers de projets et des échéanciers ;
- Organisation logistique des réunions et groupes de travail ;
- Participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus ;
- Élaboration et mise à jour de tableaux de bord de suivi ;
- Collecte et mise en forme des informations nécessaires aux projets ;
- Rédaction et mise en forme de documents méthodologiques et administratifs ;
- Préparation des dossiers et supports pour les présentations aux instances ;
- Suivi administratif des projets et appels à projets ;
- Classement et archivage des documents liés aux projets ;
- Diffusion des informations relatives aux projets suivis.

RESPONSABILITE ET SPHERE D'AUTONOMIE
- Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Liens hiérarchiques :
- Attaché d'administration hospitalière (AAH) en charge du pôle ;
- Directeur délégué.

Liens fonctionnels :
- Equipe de direction, personnels d'encadrement, équipes projets, partenaires externes.

- Responsabilité du poste :
- Fiabilité des informations traitées et documents produits ;
- Respect des procédures administratives ;
- Organisation et suivi des échéances ;
- Soutien administratif aux projets transversaux.

CONDITIONS MATERIELLES
- Lieu de travail : Site principal de Saint-Vaury. Déplacements ponctuels sur les structures extra-hospitalières possibles.
- Durée de travail : Temps plein, 38h45 par semaine.
- Horaires de travail : Journée de 7h48 sur une plage horaire de 8h00 à 17h30, du lundi au vendredi.

EXIGENCES DU POSTE
- Diplômes et connaissances (générales et techniques) :
- Diplôme de niveau Bac +2/3 en administration publique, secrétariat, gestion de projet, santé publique ou équivalent ;
- Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée.
- Compétences :
Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat et gestion administrative ;
- Rédaction de documents administratifs et comptes-rendus ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Organisation et classement de l'information ;
- Gestion des plannings et des échéances.
- Planification, suivi d'échéances, gestion de tableaux de bord ;
- Animation de groupes de travail ou d'ateliers.
Aptitudes et qualités personnelles :
- Sens de l'organisation et méthode ;
- Capacité à travailler de façon autonome tout en rendant compte ;
- Rigueur, fiabilité, clarté dans la communication ;
- Qualité relationnelle, esprit d'équipe et collaboratif ;
- Discrétion et respect des obligations professionnelles.
Contraintes et difficultés particulières du poste :
- Suivi simultané de plusieurs dossiers administratifs ;
- Adaptation aux calendriers institutionnels ;
- Diversité des interlocuteurs.