Assistant de gestion de la pharmacie (h/f)

Assistant de gestion de la pharmacie (H/F)


Descriptif du poste

Être Assistant de gestion de la pharmacie à l’ICL, qu’est-ce que c’est ?

Dans le cadre de sa fonction et sous l’autorité du responsable de service, les missions confiées et non exhaustives, sont les suivantes :

Secrétariat de la Pharmacie à Usage Interne (PUI) et des comités :

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes extérieures à la pharmacie
* Acheminer / distribuer et suivre le courrier du service
* Gérer la boîte mail «Secrétariat pharmacie»
* Réaliser la frappe, l’archivage et le suivi des courriers du service
* Réaliser et mettre à jour des «courriers types» et des formulaires internes pour le service
* Traiter et diffuser l’information interne à l’ICL à l’ensemble des pharmaciens et du cadre de santé
* Gérer les stocks de fournitures de bureau pour l’ensemble du service
* Assurer la prise des RDV pour les pharmaciens et les essais cliniques
* Organiser les réunions, adresser les ordres du jour, réaliser les compte-rendu, effectuer le suivi des documents attendus/ envoyés pour les réunions sur sollicitation des pharmaciens référents

Gestion administrative et comptable des marchés de la PUI:

En lien avec les pharmaciens responsables des marchés et l’administrateur Kimoce:

* Générer et suivre les réponses des appels d’offre de l’ICL
* Mettre à jour les prix et les conditions de marché (hors import fait par l’administrateur de la GEF) pour les marchés ICL – GIE – CAHPP
* S’assurer du respect des marchés par les laboratoires (conditions de livraison, conditions de reprises, conditions de prix, conditions de remises, conditions de périmés) et de tout autre élément attaché aux contrats de négociations
* Assurer l’archivage et le suivi de l’ensemble des données liées aux activités de marchés et comptables
* Constituer les dossiers de validation de facturation (facture + BL + commande) et réaliser la facturation et / ou la validation des factures avec les autres établissements de santé
* Etre l’interlocuteur privilégié des personnes du GIE et des laboratoires pour toutes les informations relatives aux marchés et à leurs conditions
* Identifier et transmettre les situations qui conduisent à des gains sur achat pour le Comité Achat
* Identifier les non conformités et gérer les litiges, dédommagements et commandes de régularisation
* Valoriser les facturations des essais cliniques
* Assurer le suivi des dédommagements et des dépannages liés aux ruptures des produits.
* Participer aux opérations de clôture comptables de fin d’exercice, en lien avec les services financiers
* Réaliser le suivi des factures non soldées pour traitement ou transmission aux affaires financières
* Effectuer le suivi des remises de fin d’année (RFA)

Qualité et continuité du service :

* Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et veiller à leur respect
* Signaler les dysfonctionnements et faire des propositions d’amélioration
* Maintenir et actualiser ses connaissances
* Participer à l’accueil et à la formation des nouveaux embauchés
* En l’absence de la secrétaire des services économiques, valider les factures relevant de la PUI


Organisation du poste

* Travail de journée


Profil recherché


Compétences et qualités requises

* Discrétion
* Rigueur et méthode
* Bonne capacité rédactionnelle
* Bon sens du relationnel
* Maîtrise de l’outil informatique (Suite office, logiciel de gestion économique et financière)


Formation et expérience

Baccalauréat en comptabilité / gestion

Expérience professionnelle similaire appréciée


Informations supplémentaires


Rémunération

* Salaire selon convention collective et profil du candidat (expérience professionnelle)

L’ICL mène une politique volontariste en faveur de l’insertion des personnes en situation de handicap. Toutes les candidatures reçues sont étudiées à compétences égales.

CDD longue durée

Temps de travail :

Temps plein

Date de début :

Dès que possible

Baccalauréat en comptabilité / gestion

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Les avantages de l’ICL


Comité social et économique

voyages, billetterie, locations vacances, etc.


Places en crèches réservées

les Petits Chaperons Rouges


Prime spécifique de rappel


Mode doux

prise en charge de titres de transport en commun (80%), forfait mobilités durables, covoiturage, groupe vélotafeur, vélos pour les déplacements professionnels, bornes de recharge électrique, etc.


Régime de prévoyance favorable

risques incapacité, invalidité, décès


Plateforme d’écoute et de soutien psychologique


Prévention des risques professionnels

notamment TMS,présence d'un ergonome, aides techniques à la mobilisation de patients


Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT)


Régime de complémentaire santé

avec participation de l'ICL et du CSE

Adresse mail

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