FICHE DE POSTE Référence informatique n° : DGSECR_ASDI_001 Diplôme où niveau requis Niveau bac2, type BTS assistant de direction, assistant de gestion Ou Bac en secrétariat avec expérience professionnelle Positionnement dans l'organigramme Autorités hiérarchiques : N1 : attachée d'administration hospitalière chargée des affaires médicales et générales N2: chef d'établissement Liaisons fonctionnelles : Chef d'établissement Ensemble des directions fonctionnelles et des secrétariats médicaux Président de la commission médicale d'établissement Chefs de pôle Responsables de structures, de services, d'unité fonctionnelles Présentation de l'unité Localisation : Sur le site du Centre hospitalier 1er étage du bâtiment 10 sans accès par ascenseur ou monte-charge Constitution de l'équipe du secrétariat de la direction générale : 2 secrétaires de direction Conditions d'exercices et particularités du poste Travail en journée, temps plein Travail en équipe Contraintes physiques : position assise quasi continue, travail sur écran Travail avec partenaires extérieurs : Mairies, administrations, Agence régionale de santé (DT 03 et siège régional), autres établissements, etc. Travail en direct avec un ou plusieurs responsables hiérarchiques Technologies utilisées Bureautique Téléphone Missions principales Secrétariat de la direction générale Assurer les prises de rendez-vous du directeur et organiser son planning Organiser et préparer administrativement et logistiquement les réunions ponctuelles et institutionnelles (CODIR, CODIR élargi, réunion des cadres, etc.) Elaborer le calendrier des instances de l'établissement (Conseil de surveillance, Directoire, CME, CSE, F3SCT, CSIRMT, Commission de formation) Indiquer dans les agendas des directeurs et personnes concernées le calendrier des instances du GHT, régionales et nationales (COSTRAT, FHF, CNDCH, ANFH, etc.) Accueillir les agents et les personnes extérieures Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants Traiter les informations (collecter, classer et mettre à jour) Saisir et mettre en forme des documents (courriers, notes, comptes-rendus, etc.) Remettre en forme les documents officiels (projet d'établissement, CPOM, etc.) Réaliser la gestion administrative du courrier Classer les documents, informations et fonds documentaires rattachés à la direction Suivi des demandes d'interpretariat Gestion des dossiers Suivi des congés des directeurs Etablir les dossiers du Conseil de surveillance Suivi des recrutements et des mutations des directeurs Suivi des délégations de signature Organiser administrativement et logistiquement le Conseil de Surveillance en amont puis en assurer le suivi Suivi des notes de frais du directeur Autres Remplacement de l'autre secrétaire de direction pendant les congés ou absences Activités complémentaires et/ou transversales Savoir-faire et savoir requis Saisie des documents numériques Méthode de classement et d'archivage Modalités d'accueil Techniques de prise de notes Techniques de numérisation Utilisation d'outils collaboratifs (plateforme drive en ligne, planning partagé, web conférence, etc.) Qualités requises Discrétion, confidentialité Rigueur Bon relationnel Disponibilité Ponctualité Renseignements à prendre auprès de : Madame Marie PHLIPPOTEAU Attachée d'Administration Hospitalière Direction des Affaires Médicales et Générales Ligne directe : 04 70 97 13 37
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