Assistant de direction (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'agent assiste la responsable du Secrétariat Général dans une partie de ses missions. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif. Il suit les dossiers administratifs du Cabinet du Président.
Activités et tâches du poste :
- Suivre les dossiers du Secrétariat Général, mails, invitations, courriers,
- Suivre les dossiers du Cabinet du Président, mails, invitations, courriers du Président et des Vice-présidents,
- Organiser les déplacements du Président, et des Elus du Bureau.
- Enregistrer le courrier arrivé de l'agglomération
- Gérer la boîte « Contact », transférer aux services compétents, accuser réception au requérant, s'assurer du suivi des réponses
- Réservation salles, barre de visio, écran, vidéoprojecteur, ... et voitures, prendre rdv pour maintenance des voitures des élus.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, et de notes émanant des services.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général.
- Assurer le suivi comptable
- Assurer le suivi des parapheurs (suivi des demandes de modifications de documents).
- Centraliser les courriers au Cabinet, aux élus concernés une fois signés.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat général.
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Organiser et planifier des réunions.
- Assurer la logistique des réunions et évènements (réservation de salle, installation, traiteurs, etc...) en lien avec le Cabinet, la chargée relations presse et protocole et la conciergerie.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions.
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
- Diffuser les documents à la Direction Générale et aux élus.
- Gérer les infractions routières
- Intervenir en appui sur les missions des directions
- Participer à la suppléance des agents du secrétariat général, assurer la continuité du service et contribuer aux missions communes
- Assurer le lien avec les élus pour la vie des instances, la représentation de l'agglomération aux réunions ou évènements et l'exercice de leurs délégations
- Assurer la liaison avec le Secrétariat Général, les Directeurs et chefs de service, ainsi que la communication interservices

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
- Sens de l'organisation
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Maitrise des règles de l'expression orale et écrite
- Savoir adapter sa posture en fonction de ses interlocuteurs (Institutionnels, agents, administrés, commerçants et fournisseurs)
- Maitrise des logiciels de bureautique, de gestion et internet
- Maitrise des tableaux de bord et outils de planification et leur suivi
- Maitrise des principes rédactionnels du compte-rendu et de la note de synthèse
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Avoir un sens politique
- Avoir le sens de la diplomatie
Exigences du poste : Discrétion, réactivité, rigueur, qualités relationnelles, capacité d'adaptation, curiosité intellectuelle.
Sujétions, spécificités liées au poste : volume d'activité qui peut varier fortement en fonction des contraintes de réunions ou du calendrier politique.
CONDITIONS DU POSTE
- Recrutement par voie contractuelle
- Poste à temps complet, basé à Guingamp
- Régime indemnitaire
- Titres restaurant
- Accès au Comité National d'Action Sociale (CNAS) et à l'Amicale du personnel

Si ce poste vous intéresse, vous pouvez nous adresser votre candidature (lettre de motivation, CV) en complétant le formulaire ci-dessous.
Il est également possible d'adresser votre candidature par voie postale à M. Le Président de Guingamp-Paimpol Agglomération 11 rue de la Trinité 22200 GUINGAMP.