Office manager

Vos missions

Great assignments await you with our key account clients in rich and varied environments

Véritable pilier du bureau Benelux, l’Office Manager assure le bon fonctionnement des activités administratives, financières et organisationnelles de l’entreprise. Polyvalent(e) et rigoureux(se), vous intervenez sur des missions variées allant de la gestion des ressources humaines à la comptabilité, en passant par l’organisation d’événements et la coordination des communications internes et externes.

Gestion des Ressources Humaines

* Suivi de l’administration du personnel (salaires, congés, absences, etc.)
* Support aux collaborateurs pour les questions RH quotidiennes
* Suivi des assurances (DKV, AXA, etc.)
* Gestion de la flotte automobile

Gestion Comptable et Financière

* Établissement des factures mensuelles clients
* Préparation et suivi des clôtures comptables en collaboration avec le comptable externe
* Traitement des feuilles de temps (timesheets) et des notes de frais
* Suivi des dépenses et frais du bureau
* Gestion des paiements fournisseurs et freelances
* Suivi du budget et de la trésorerie

Gestion Administrative et Organisationnelle

* Commande et gestion des fournitures de bureau
* Coordination des flux de communication internes et externes (participation aux réunions marketing avec le siège, ITS Group)
* Gestion et animation des publications LinkedIn
* Organisation d’événements internes (team buildings, repas d’entreprise, réunions, etc.)

Coordination et Relations

* Point de contact privilégié pour les consultants, clients, fournisseurs et le siège ITS Group
* Support administratif transversal aux différentes équipes


You have the following skills

Compétences techniques

* Excellente maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Connaissance ou expérience avec les outils suivants :
o Officient (gestion RH)
o Billit / Peppol (comptabilité électronique)

Compétences personnelles

* Sens de l’organisation et des priorités
* Polyvalence et autonomie
* Rigueur et discrétion
* Excellentes capacités relationnelles et de communication
* Esprit d’initiative et sens du service

Langues

* Français obligatoire
* Bonne maîtrise de l’anglais ou du néerlandais


Votre profil

* You have at least 1 year of professional experiences in IT
* If you are at least fluent in FR/ENG or NL/ENG it’s best
* You’re eager to learn, motivated and curious
* Let’s have a chat !


Advantages

* Hospitalization insurance (partner/children incl.)
* Group insurance
* Dental insurance (partner/children included)
* 20 days statutory paid vacations (legal vacations cumulated for 1 year of work)
* 11 days recovery time work 38/40 per year (= annual average: 1 day per 20 days worked) if the client asks you to work 8h/day
* Representation fee net per month.
* Internet fee of € 40 per month.
* Daily fee of 5.50€ net /day provided.
* Subscription GSM unlimited calls for Belgium (ITS subscription)
* Training plan (e-learning - certification at ITS charge)

Extra advantages:

* Un poste varié avec de nombreuses responsabilités
* Un environnement de travail dynamique et international
* Une équipe à taille humaine favorisant l’autonomie et la collaboration
* L’opportunité de contribuer activement au développement du bureau Benelux


Processus de recrutement

Les candidatures sont à envoyées sur : contact-belgique@itsgroup.be